Ecole d’Assas – Responsable administratif des stages Fu002FH CDI

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

L’école d’Assas Santé forme depuis près de 90 ans des professionnels de santé et de la rééducation. Répartie sur deux campus, à Paris 15éme et à Saint-Quentin-en-Yvelines, elle propose des formations diplômantes en kinésithérapie, ergothérapie, pédicurie-podologie et imagerie médicale, en s’appuyant sur une pédagogie professionnalisante et un vaste réseau de stages.

Dans le cadre d’un ajustement de fonction, nous recrutons pour le site de Paris dans le 15éme arrondissement un Responsable administratif des stages H/F en CDI.

Sous la responsabilité de la Direction pédagogique, le Responsable administratif des stages a en charge la gestion, la coordination et le suivi administratif et réglementaire des stages des étudiants en kinésithérapie en lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives et les structures d’accueil.

Gestion administrative des stages et accompagnement des étudiants :

• Assurer le suivi complet d’environ 600 étudiants et 1 000 dossiers de stage par an ;

• Garantir la vérification des conventions de stage, avenants et pièces obligatoires ;

• Contrôler leur conformité réglementaire (durée, gratification, assurances, missions) ;

• Piloter de A à Z le processus de signature des conventions de stage, depuis leur préparation jusqu’à leur finalisation, en garantissant le respect des délais et la conformité des documents ;

• Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires auprès des étudiants et des structures d’accueil ;

• Informer les étudiants sur les procédures de stage ;

• Accompagner les étudiants dans la constitution de leurs dossiers (information sur les pièces à fournir, vérification de la conformité des documents, suivi des échéances, relances en cas de dossier incomplet …) ;

• Gérer les situations particulières (ruptures de stage, prolongations, difficultés rencontrées en stage, …) ;

• Répondre à leurs demandes administratives et réglementaires.

Coordination avec les équipes pédagogiques et administratives :

• Transmettre les informations essentielles et pertinentes aux responsables de formation ;

• Suivre les validations pédagogiques liées aux stages ;

• Suivre les absences et certificats médicaux, alerter les interlocuteurs concernés en cas de situation nécessitant un suivi particulier ;

• Suivre les affectations employeurs et les stages hors employeur ;

• Gérer les affectations des étudiants en mobilité Erasmus.

Relations avec les structures d’accueil

• Assurer les échanges avec les tuteurs professionnels ;

• Répondre aux demandes administratives des structures (DRH, bureaux des stages…) ;

• Suivre les plannings d’affectation, les conventions et les éventuels documents manquants ;

• Participer à la recherche et à l’identification de nouveaux terrains de stage, en lien avec les besoins des promotions et les capacités d’accueil des structures.

NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’Institut.