Agent administratif polyvalent – Accueil, Administration générale et Vie associative
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Vos missions en quelques mots
Accueil du public, gestion administrative,
Suivi des associations
Connaissances en état civil appréciées
Accueil du public et relation aux usagers
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie.
- Informer, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches.
- Recueillir et assurer le suivi des demandes et doléances en lien avec les élus et les services.
- Accueillir les nouveaux habitants et les informer sur les services municipaux et les principales démarches administratives.
- Réaliser diverses formalités administratives : recensement citoyen, attestations d'accueil, objets trouvés
Gestion administrative
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, numérisation, affranchissement et diffusion).
- Rédiger des courriers, arrêtés et documents administratifs.
- Mettre en forme différents documents.
- Assurer l'archivage des dossiers.
- Gérer les régies relevant du service.
- Assurer le suivi de l'affichage réglementaire (hors urbanisme et voirie).
- Participer au recensement de la population.
- Instruire les demandes de débits de boissons permanents et temporaires.
Vie associative
- Assurer le suivi administratif des associations locales.
- Gérer les mises à disposition des salles, équipements, terrains, box de stockage et badges.
- Organiser les prêts de matériel communal et du minibus.
- Instruire les demandes administratives des associations.
- Préparer et suivre les campagnes de subventions.
- Participer à l'organisation des commissions municipales dédiées à la vie associative.
- Rédiger les délibérations, notes, comptes-rendus et courriers.
- Mettre à jour l'annuaire des associations et les informations sur le site internet communal.
- Organiser la réunion annuelle des associations et le Forum des associations.
- Accompagner les associations dans leurs projets et leur fonctionnement.
- Assurer une veille réglementaire et diffuser les informations utiles aux associations (appels à projets, financements, formations, dispositifs d'accompagnement...).
État civil (non obligatoire)
- Gérer les registres d'état civil (ouverture, clôture, transmission annuelle, mentions).
- Établir les copies et extraits d'actes d'état civil.
- Mettre à jour et délivrer les livrets de famille.
- Organiser les cérémonies de parrainage civil.
- Assurer le recensement citoyen des jeunes de 16 ans.
Profil recherché
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissances des règles de l'état civil et des procédures administratives.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
- Connaissance du milieu associatif appréciée.
Savoir-faire
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Organiser son travail avec méthode et rigueur.
- Rédiger des actes administratifs et des courriers.
- Travailler en transversalité avec les services et les élus.
- Animer et suivre des projets événementiels.
Savoir-être
- Sens du service public.
- Excellent relationnel et qualités d'écoute.
- Discrétion professionnelle.
- Organisation, rigueur et autonomie.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.
- Esprit d'initiative.
- Réactivité face aux sollicitations.
- Goût du travail en équipe.
