Secrétaire administratif

Localisation administrative et géographique

Le service administratif régional (SAR) est placé auprès de la Cour d’appel, sous l’autorité des chefs de cour. Ce service, dirigé par le Directeur Délégué à l’Administration Régionale Judiciaire (DDARJ), est chargé d’impulser et de mettre en œuvre la politique régionale des chefs de cour pour les juridictions des trois départements du ressort (Gers, Lot, Lot et Garonne).

Le SAR d’Agen compte 34 agents dont 9 personnels placés. Il se divise en deux pôles de gestion :

-        le pôle des moyens budgétaires en charge du budget, de l’informatique et de l’immobilier,

-        le pôle des ressources humaines et de la formation.

Le service des ressources humaines est chargé de la gestion financière et administrative des personnels du ressort de la cour d’appel d’Agen (environ 530 agents titulaires et non titulaires).

Ce service est composé :

-        d’un responsable de la gestion des ressources humaines (RGRH),

-        de deux responsables de la gestion des ressources humaines adjoints (RGRHa),

-        de trois secrétaires administratifs.

Le RGHa est placé sous l’autorité du RGRH qu’il assiste dans l’exercice de ses missions essentielles.

Le service administratif régional (SAR) est placé auprès de la Cour d’appel.

Ce service, dirigé par le Directeur Délégué à l’Administration Régionale Judiciaire (DDARJ), est chargé d’impulser et de mettre en œuvre la politique régionale des chefs de cour pour les juridictions des trois départements du ressort (Gers, Lot, Lot et Garonne).

Le RGHa assure en lien avec le RGRH et les agents du service les fonctions suivantes :

1/               RESSOURCES HUMAINES/FORMATION

·        Gestion des effectifs du ressort de la cour d’appel

-        Participation au suivi de l’évolution des effectifs

·        Gestion du recrutement des contractuels

-        Vérification des conditions de recrutement

-        Etablissement des contrats

-        Elaboration des statistiques

2/              DIRECTION/ADMINISTRATION/GESTION

·        Préparation, exécution et suivi budgétaire

-        Participation au recensement des besoins

-        Participation à l’établissement du projet de plafond d’emplois, de la masse salariale et des dépenses de personnel hors plafond d’emploi

-        Suivi de l’exécution de la dépense

·        Gestion administrative des personnels du ressort de la cour d’appel

-        Suivi de l’évolution individuelle des carrières (grade, échelon, évaluation et avancement)

-        Contrôle des échéances des différentes positions administratives

-        Suivi des divers congés, autorisations d’absence, demandes de temps partiel

-        Suivi des heures supplémentaires et des comptes épargne temps

-        Constitution et suivi des dossiers d’accident de service et de maladies professionnelles

-        Information et renseignement des agents sur leurs droits et leurs obligations

-        Préparation des dossiers à l’attention des assistants sociaux, des médecins de prévention, des conseils médicaux

-        Recensement et analyse des demandes de mutations, de détachement, et des propositions en matière d’avancement

·        Gestion financière des rémunérations et avantages sociaux

-        Etablissement des traitements des personnels titulaires et non titulaires

-        Gestion des prestations familiales et sociales

-        Calcul des rentes accidents du travail, allocations temporaires d’invalidité, capital décès

-        Renseignement des agents sur la procédure de demande de retraite

-        Contrôle interne financier

·        Rédaction de notes et courriers

·        Gestion des statistiques

N.B. : Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des contraintes d’effectifs du SAR.

RIFSEEP : GROUPE 2

Durée d’affectation attendue sur le poste : 3  ans

NBI : 20 points

Nombre d’agents à encadrer : 

   ☐   A                    ✔ B (3 agents)          ☐  C        ☐ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                    OUI ☐                    NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) 

Ordinateur portable, double écran, logiciels métier

Composition et effectifs du service

Le SAR d’Agen compte 34 fonctionnaires dont 9 personnels placés et 4 techniciens informatiques de proximité.

Votre hiérarchie

Le RGRHa est placé sous l’autorité hiérarchique du RGRH et du DDARJ.

Vos interlocuteurs métiers

Les services centraux du ministère de la justice, les chefs de cour, de juridictions, les directeurs de greffe et agents du ressort de la cour d’appel d’Agen, les services des ressources humaines des autres cours d’appel, les services des Finances publiques, les partenaires institutionnels.

Informations complémentaires :

Organisation de travail : Charte des temps 38 H 00 par semaine – horaires variables - badgeuse

Restauration : Salle de convivialité – restaurant administratif à 15 mn

Accessibilité en transport / Parking : Gare SNCF à 15 mn - Navette gratuite cœur de ville / parking privé

Connaissances :

Maîtrise des applicatifs métiers : Harmonie, LOLFI, CHORUS
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
Maîtrise des outils de communication (courriel, échanges via serveur)
Connaissance du statut général de la fonction publique et des statuts particuliers
Connaissance de l’organisation judiciaire et administrative
Connaissance des circuits administratifs
Connaissance des règles budgétaires et comptables
Connaissance des processus de paie des agents publics

Savoir-faire :

Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Assurer la veille juridique
Donner une information statutaire ou d’ordre financier
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi

Maîtriser les techniques de communications
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Travailler en équipe
Organiser sa charge de travail
Rendre compte
Travailler en équipe

Savoir-être :

Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Avoir le sens pratique
Être autonome
Être à l’écoute
Être réactif
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’initiative
Faire preuve de rigueur

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une première expérience en service des ressources humaines est souhaitée mais n’est pas obligatoire.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Des formations peuvent être proposées dans le cadre du plan de formation ou en tutorat

Perspectives d’évolution professionnelle

L’agent qui remplit les conditions statutaires pourra passer des examens professionnels ou concours pour la catégorie supérieure ou le grade supérieur.

Aucune candidature ne doit être déposée sur le site Choisir le Service Public.

MODALITES DE DEPOT DES CANDIDATURES :

Les demandes de mutation en interne devront être transmises par la voie hiérarchique selon les instructions données localement au vu de la circulaire de mobilité.

Tous les agents extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater doivent transmettre aux recruteurs indiqués ci-dessous avant le 08/10/2026, l’ensemble des documents suivants :

- le formulaire de candidature complété, avec l’avis de l’administration d’origine relatif à leur départ (fiche à solliciter aux adresses indiquées ci-dessous)

- leur CV et leur lettre de motivation ;
- les pièces justificatives le cas échéant ;
- leur dernier arrêté d'avancement d’échelon ;
- leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel ;
- leur état des services

S'agissant d'un poste profilé, les agents intéressés par ce poste doivent contacter, pour la réalisation d'un entretien :

Mme Eliane VIOLART, Directeur délégué à l’administration régionale judiciaire - tél: 05 53 48 07 88 - Mail : ddarj.sar.ca-agen@justice.fr

Mme Isabelle PICQ, responsable de la gestion des ressources humaines - tél. 05 53 48 07 96
rgrh.sar.ca-agen@justice.fr