Gestionnaire administrative/f de la Graduate School

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v=8uVHEAaj75A

- En coordination avec les porteurs / porteuses des GP : rédaction, diffusion et suivi des appels à candidatures à destination des étudiant·es éligibles pour intégrer les Graduate Programs et obtenir les bourses associées ;

- Organisation des jury de sélection et des réunions des comités de pilotage des GP (rédaction et envoi de l’ordre du jour, suivi des présence et composition des compte-rendu et des décisions administratives) ;

 - Communication avec les étudiant·es par mail en sur site en français ou en anglais, rédaction et diffusion de courriers d’admission et/ou d’octroi des bourses ;

- Coordination avec la Direction de la Graduate School et l’ensemble des gestionnaires administrafs·ves et pédagogiques ;

- Communication (par écrit et sur site) avec l’ensemble des services partenaires cités ci-dessus) ;

- Gestion de l’ensemble des démarches administratives en lien avec la mise en place des bourses, gratifications de stages, ordres de mission et aides à mobilités des étudiant·es des GP ;

- Accompagnement des étudiant·es sur le plan administratif ;

- Suivi des conditions de validation de SAD pour l’ensemble des étudiant·es intégrés aux GP ;

- Assistance pour la mise à jour des publications sur le site de la GS et des GP ;

- Organisation de conférences, séminaires et d’évènements en relation avec les thématiques de la GS et des GP (réservation des salles, gestion de présence, demande de l’édition de bons de commande, validation des services faits, relation avec les fournisseurs) ;

- Suivi des échéanciers de paiements mensuels en lien avec les tuteurs / tutrices des étudiant·es stagiaires des GP ;

- Suivi des déclarations de HETD d’enseignement des vacataires et des vacataires sur l’application VSF ;

- Assistance pour l’élaboration et suivi des budgets de GP ;

- Suivi des dépenses des GP.

Deux journées de Télétravail par semaine
Déplacements ponctuels sur les sites UGE (dont EIVP-Paris)

Technicien·ne Responsable de Formation de classe normale

Expérience : Rédaction des actes administratifs/Organisation des évènements/Relationnel avec les étudiant·es

Savoir-faire: Utilisation des outils bureautiques dont Ticket Eiffel, intranet UGE et les applications UGE/ Maîtrise de l’anglais (oral, écrit)

Savoir-être: Rigueur et autonomie dans l’organisation du travail / Diplomatie, capacités relationnelles et de collaboration / Facilités de communication avec des interlocuteurs variés