Assistant administratif F/H

Grand établissement technologique, Arts et Métiers  compte 14 sites et a pour mission principale de former les leaders des industries responsables, qui conçoivent et mettent en œuvre les innovations technologiques et organisationnelles impactantes, indispensables aux transitions énergétiques environnementales et sociétales. Il forme chaque année plus de 6 000 étudiant·e·s du bac+3 jusqu’au bac+8.

Par ses formations, ses 15 laboratoires et sa recherche partenariale, Arts et Métiers est un acteur socio-économique au service des territoires.

Le poste est rattaché au service de la scolarité et s’inscrit dans une équipe composée de 4 personnes. Vous travaillez en lien étroit avec la responsable du service des relations entreprises.

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez en charge des missions et activité suivantes :

Pour la partie Relations Entreprises (50 %)

Mission principale

· Mettre en œuvre la politique de diversification et de développement des ressources financières de l'établissement en assurant le suivi des partenariats entreprises dans le cadre des formations initiales et/ou continues et en participant à la vie du réseau BRE au niveau national.

Activités principales

·  Participation à l’organisation des manifestations entreprises sur site ou hors site (calendrier des actions en lien avec les autres services, inscriptions étudiantes le cas échéant, réservation salles, transports étudiants, installation salle, accueil des intervenants)

· Soutien logistique aux responsables filières dans le cadre des déplacements PJT pour les PGE1A octobre de l’année N

·  Soutien aux manifestations extérieures dans le cadre de conventions d’occupations temporaires (veille, prospection, diffusion supports visites de notre site aux prospects, et aide à l’accueil client et à l’installation/démontage/rangement) 

· Suivi administratif des conventions de mécénat et de la campagne de taxe d’apprentissage (calendrier des manifestations, bilans, indicateurs)  

· Soutien à la commercialisation des formations AMTalents du campus et des instituts (emailing prospects, phoning, prise de RDV, mise à jour de données)

· Liaison avec les services supports du Campus et avec la communauté Arts et Métiers (Associations Etudiantes, SOCE, CARE)

Pour la Partie Relations Internationales (50 %)

Mission principale

Mettre en œuvre la politique internationale de l'établissement en assurant le suivi des partenariats internationaux, en accompagnant la mobilité des étudiants et des personnels

Activités principales

Gestion de la mobilité internationale

• Accompagner les étudiants dans leurs projets de mobilité et assurer le suivi administratif des mobilités entrantes et sortantes.
• Gérer les dossiers de candidature, de sélection et de bourses.

Gestion de projets internationaux

• Participer à la préparation et au suivi des projets européens et internationaux (CR, bilans, indicateurs)
• Communication internationale
• Promouvoir les opportunités de mobilité auprès des étudiants et personnels.
• Organiser des réunions d'information, accueils et événements internationaux. 

Des déplacements ponctuels dans l’année sont à prévoir dans le cadre de réunions et séminaires internes et de RDV extérieurs.

Diplôme et expérience professionnelle :

Diplômé·e en gestion administrative, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, idéalement acquise au sein d’un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école), d’un opérateur de l’État ou d’une collectivité territoriale.

Savoirs et savoir-faire :

• Mettre à jour les tableaux de bord
• Travailler en équipe
• Accueillir les populations concernées
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir-être :

• Capacité à traiter une grande variété de taches
• Capacité à gérer les priorités
• Sens relationnel

Arts et Métiers s’engage pleinement pour lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Les recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Rejoindre Arts et Métiers, c’est également bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Temps de travail : Télétravail possible jusqu'à 3 jours par semaine, selon les nécessités et l'organisation du service et selon votre rythme de travail, jusqu’à 52 jours de congés par an.
• Transports : participation de l’établissement aux frais de transports en commun à hauteur de 75 % (plafonnée à 104,04 €/mois) et forfait mobilité durable (FMD) jusqu’à 300 euros par an.
• Santé : contrat collectif avec participation de l’employeur (https://www.mgen.fr/psc-agents-en-esr-js/)
• Ressources Humaines : des formations professionnelles et un accompagnement RH de proximité.
• Vie des personnels : des offres de restauration collective, de loisirs, de sport et de culture ; des associations pour être acteur de la vie de votre campus.