Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture

Groupe RIFSEEP : groupe 1
Vos activités principales :
Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions) ;
Accueil téléphonique et physique (filtrage) ;
Suivi des frais de réception et de mission pour le secrétaire général ;
Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année ;
Assistance du secrétaire général dans ses missions spécifiques (préparation des dossiers, organisations de réunions, courriers et rapports) ;
Gestion des invitations du secrétaire général ;
Classement des dossiers particuliers du secrétaire général ;
Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet.

Votre environnement professionnel :
Activité du service :
Assistance du secrétaire général pour l’organisation matérielle de ses missions quotidiennes
Composition et effectifs du service :
4 A – 2 B
Liaisons hiérarchiques :
Le secrétaire général – le secrétariat préfectoral – l’ensemble des services de la préfecture et des sous-préfectures d’arrondissements.
Liaisons fonctionnelles :
Externe : Élus, collectivités, tous les services de l’État et cabinets ministériels
Interne : Directions de la Préfecture, le corps préfectoral.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Discrétion – disponibilité – réactivité – horaires atypiques ;
Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ;
Connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, DDI et de l’organisation territoriale (niveau départemental, régional et national) ;
Indemnité au titre des sujétions permanentes.

Qui contacter ?
M. le secrétaire général : secretaire-general@gers.gouv.fr – 05.62.61.45.00
Mme la cheffe du bureau des ressources humaines – sgc-rh@gers.gouv.fr - 05.62.61.44.90

Pour candidater, il convient de compléter le formulaire de mobilité que vous trouverez en suivant le lien :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques  :
Avoir des connaissances en informatique /bureautique : niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
Savoir-faire :
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
Savoir-être :
Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Vos perspectives :
Occuper un poste de même niveau de responsabilités dans une structure plus importante.

Localisation administrative : Préfecture du Gers -3, place du Préfet Erignac 32000 AUCH

Domaine fonctionnel: Administration générale

Emploi fonctionnel : ADM005A