Directeur principal des services de greffe judiciaires – TJ de Toulon

TJ de Toulon, place Gabriel Péri Toulon

Site annexe : Palais Leclerc, 140 boulevard Leclerc Toulon, Palais Carnot, 114 boulevard Carnot Toulon

L’équipe de direction du greffe du tribunal judiciaire de Toulon est composée de dix directeurs dont un directeur de greffe fonctionnel, un secrétaire du CDAD, trois directeurs principaux dont un directeur principal hors classe adjoint au directeur de greffe et cinq directeurs des services.

Le directeur principal est amené à remplacer les autres directeurs principaux y compris fonctionnel, à remplacer les directeurs des services pour les urgences, en cas de vacance de poste, pendant les vacations judiciaires, et ce, dans le cadre d’une nécessaire continuité de service au sein de l’équipe de direction au vu des responsabilités et sujétions.
Le directeur principal est responsable du pilotage de services, d’activités, de projets, des statistiques et des archives en lien avec les services pilotés.
Il assure un suivi de l’encadrement exercé par les directeurs de service et greffiers fonctionnels des personnels des services dont il a le pilotage et veille au bon fonctionnement de ces derniers. Il peut être chargé de l’encadrement direct de services sur attribution du directeur de greffe.
Il a en charge les domaines d’activité et les services que le directeur de greffe lui attribue (à définir lors de la prise de poste).
Il peut être désigné adjoint du directeur de greffe et assurer à ce titre les fonctions d’adjoint

Direction/administration/gestion
Organisation et coordination des services confiés
Répartir les attributions et les compétences
Assurer la coordination entre ses services et les autres services en interaction au sein de la juridiction
Animer l’équipe, conduire des réunions périodiques d’information et de travail, contrôler les activités déléguées
Gérer les conflits et arbitrer

Contrôle et évaluation de l’activité des services confiés

Expertiser et établir des états des lieux
Fixer des objectifs de service
Mettre en place des outils d’évaluation qualitatifs et quantitatifs
Évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés et aux flux
Engager des actions correctives

Mise en œuvre et suivi de projets de service
Proposer, participer à l’élaboration et accompagner le projet
Rendre compte des résultats et proposer des améliorations

Ressources humaines/Formation,
Evaluer et répartir la charge de travail
Anticiper les mouvements prévisibles et les augmentations de charge de travail en sollicitant auprès de la directrice de greffe l’affectation de personnels placés ou de contractuels
Etablir les fiches de poste des agents gérés en direct et veiller à l’établissement des fiches de poste des agents des services pilotés

Veiller à la continuité du service public
Veiller à l’élaboration des tableaux de congés par les chefs de service,
Gérer les demandes de congés de ses agents dans le logiciel de gestion de temps INCOVAR
Analyser les écarts entre compétences requises et compétences observées
Recenser les besoins de formation
Gérer en conséquence les demandes de formation
Conduire les entretiens d’évaluation et évaluer les agents
Gérer les éventuels conflits en autonomie ou non selon la gravité
Organiser l’accueil des nouveaux arrivants, des stagiaires, des vacataires dans les services confiés

Ressources humaines/Recrutement des contractuels
Procéder à l’étude préalable des candidatures des vacataires, en vue des entretiens en concertation avec le directeur chargé du recrutement
Assurer l’accueil des vacataires au sein des services et leur installation matérielle et logistique

Statistiques
Etablir les statistiques des services confiés
Assurer la transmission des statistiques aux destinataires identifiés
Les analyser, dresser une fiche d’analyse à adresser au directeur de greffe et aux chefs de juridiction
Vérification des données y compris croisées avant transmission au directeur de greffe et aux chefs de juridiction
Veiller à la régularisation des anomalies
Tenue des tableaux de bord utiles au pilotage et au suivi des activités et des services

Informatique
S’assurer de l’application des règles de sécurité des systèmes d’information

......

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Poste informatique, applicatifs métier

Composition et effectifs du service

Non précisé, composition et nombre varient en fonction de l’affectation (services pénaux, civils ou transversaux)

Effectif contraint au sein de la juridiction

Votre hiérarchie

Un directeur de greffe, poste fonctionnel

Un directeur principal hors classe, adjoint du directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers

v  En interne :

§   Procureur de la République et magistrats du parquet

§   Président du tribunal et magistrats coordonnateurs de pôle et présidents de chambres

§   Le directeur de greffe

§   les directeurs principaux responsables du pilotage général des services

§   Cellule de gestion des ressources humaines et cellule de gestion immobilière et budgétaire

§   Les directeurs de service et les greffiers fonctionnels chefs de service

§   Services civils, services pénaux et transversaux

§   Les collaborateurs de justice

v  En externe :

§   Auxiliaires de justice : avocats, huissiers, notaires

§   Archives départementales du Var, centre de pré-archivage de Vitrolles

§   Supports ministériels pour les applicatifs, logiciels et nouvelles technologies

§  Justiciables

Ouvert aux directeurs de services de greffe judiciaires dans le cadre d'une mutation ou aux fonctionnaires titulaires dans le cadre d'un détachement.

Compétences requises :

Savoirs :

Connaissances approfondies des procédures(civile et/ou pénal, social
Connaissance des applicatifs et portails métier

Maîtrise des outils statistiques, tableur, etc… 

Techniques managériales

Outils de communication

Statut général de la fonction publique et statuts particuliers                                                             

 Circuits administratifs  

Savoir-faire :

Encadrer et animer des équipes

Maîtriser les nouvelles technologies de communication                                                                  

 
Maîtriser les techniques de communication
Organiser sa charge de travail

Travailler en équipe

Animer une réunion, conduire un entretien               

 Conduire un projet                                                           

Dégager des objectifs et des priorités                                                                                    

Techniques de classement et d’archivage
Alimenter des tableaux de bord

Analyser des tableaux de bord et des statistiques

 
Assurer une veille juridique

Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Maîtriser les règles de la rédaction administrative

Savoir-être :

Aisance relationnelle                                                

Avoir le sens des relations humaines

Faire preuve de rigueur

Faire preuve de polyvalence

Faire preuve de pédagogie

Faire preuve de disponibilité

Savoir anticiper
Etre autonome, réactif, discret                             

Faire preuve de pédagogie

Esprit d’équipe   

Groupe IFSE : 1 ou 4 

3 PSDV

DP

Renseignements et candidatures auprès de :

Sandrine TRISTAN, directrice, chg.tj-toulon@justice.fr 

Poste soumis à entretien préalable : les candidats doivent adresser un CV, une lettre de motivation, les 3 derniers CREP en vue de l'entretien

Pour les candidatures en détachement, les candidats devront obligatoirement joindre les pièces suivantes :

- la demande de détachement dûment complétée ; ce document est à solliciter auprès des recruteurs mentionnés dans la présente fiche de poste.
- une lettre de motivation,
- un curriculum vitae détaillé,
- un état des services,
- les trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel,
- le dernier arrêté d’élévation d’échelon.