Responsable logistique et évènementiel

Bureau du cabinet
78 Rue de Varenne
75007 PARIS

Le bureau du cabinet est une structure de l’administration centrale rattachée directement aux cabinets des Ministres. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du cabinet des ministres et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement des cabinets dans toutes ses dimensions et également dans les missions régaliennes (courrier des élus, des particuliers, des institutions et des organisations, Questions écrites des élus, distinctions honorifiques et textes réglementaires).

Placé sous l’autorité de la cheffe du secteur des moyens de fonctionnement, le/la titulaire est l’intermédiaire entre la cheffe de secteur et l’équipe logistique composée de 2 agents. En tant que responsable, il/elle doit organiser et piloter les missions de l’équipe en s’assurant de leur bonne réalisation dans les délais imposés.

Il/elle assure la gestion des réservations de salles, des visioconférences, des évènementiels de la ministre et de son cabinet (conférence de presse, vœux, remise de décoration etc..) ainsi que de toute la logistique (mobilier, fournitures, téléphonie fixe, suivi des travaux, déménagements, …) en lien si nécessaire avec les services du secrétariat général

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Placé sous l’autorité de la cheffe de secteur des moyens de fonctionnement, le/la titulaire du poste sera chargé de :
Encadrer l’équipe logistique et participer à la réalisation des missions suivantes :
o Suivi du budget des dépenses de son périmètre
o Réservation des salles de réunion et des visioconférences
o Installations événementielles et gestion de la sonorisation
o Gestion des aspects protocolaires (drapeaux, matériel de traduction, réservation des interprètes dans le cadre du marché ministériel)
o Commandes et suivi des stocks fournitures, matériel, mobilier, sono. Lien avec l’atelier d’impression
o Gestion des déménagements
o Suivi des travaux

Particularités du poste :
Horaires variables (évènements très tôt ou en fin de journée, certains week-end). Préparation et participation au salon international de l’agriculture et aux journées du Patrimoine.
Port de charges lourdes.
Permis de conduire B.

Connaissances attendues pour le poste :
Maitrise des logiciels bureautiques
Connaissance des règles des marchés publics
Maîtrise du suivi d’un budget
Gestion logistique
Hygiène, sécurité et conditions de travail
La connaissance en régie évènementielle est un plus

CHAMP RELATIONNEL :
Relations avec le cabinet ministériel, les autres services du bureau du cabinet, les services du secrétariat général, les prestataires extérieurs.

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

SAVOIRS :
Discrétion et confidentialité absolue
Loyauté
Faire preuve de leadership et d'autorité
Maîtrise de soi
Réactivité
Faculté d’adaptation
Sens des responsabilités

SAVOIR-FAIRE :
Management intermédiaire
Prioriser, piloter et suivre les activités
Travailler en équipe
Gérer les urgences
Agir en situation difficile
Gérer les commandes et les stocks
Faire preuve d’une grande rigueur
Capacité d’initiative et d’autonomie

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