Secrétaire médico-social

Mission principale :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège.

Activités principales :

Assurer des activités de secrétariat classique pour le médecin coordonnateur :

·          Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,

·          Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions

·          Assurer les commandes de fournitures,

·          Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,

·          Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,

·          Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l’assistante présente,

·          Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention,

·          Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail,

·          En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,

·          Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage,

·          Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.

Assurer le secrétariat du médecin du travail :

·          Gérer l’agenda du médecin, 

·          Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,

·          Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,

·          Organiser les téléconsultations,

·          Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,

·          Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,

·          Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,

·          Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,

·          Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),

·          Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,

·          Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),

·          Suivre les prêts de matériel,

·          Suivre les transferts des dossiers médicaux,

·          Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail,

·          Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux,

·          Réaliser le classement et l’archivage des dossiers médicaux,

·          Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.

Spécificité(s) et environnement du poste :

·          Localisation : Paris 13e

Connaissances

·       Environnement de la fonction publique

·       Notions de réglementation en santé au travail

Savoir-faire

·       Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)

·       Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

·       Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

·       Reporter sur son activité

Aptitudes

·       Rigueur, sens de l’organisation,

·       Réactivité et autonomie

·       Qualités relationnelles

·       Sens de la communication et du travail en équipe

·       Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, …

·       Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales

Expérience(s) souhaité(s)

·          Expérience dans le secrétariat

Niveau de diplôme et formation(s)

·          Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager