Assistant.E Administratif.Ve H/F

Sous la responsabilité de la Directrice et de la Cheffe de service, vous assurez un rôle de soutien administratif essentiel auprès de la Direction, des équipes et des partenaires.

Accueil et secrétariat

·        Assurer l'accueil physique des visiteurs ;

·        Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;

·        Assurer le suivi des courriels ;

·        Réceptionner, traiter et diffuser le courrier.

Suivi administratif

·        Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;

·        Saisir et suivre les formations sur les logiciels dédiés ;

·        Assurer le suivi administratif des contrats et fournisseurs (véhicules, assurances, téléphonie, internet, énergie, etc.) ;

·        Mettre à jour le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

·        Assurer le lien administratif avec le GIE Alliance Gestion (préparation et transmission des documents, suivi des échéances).

Gestion administrative du personnel

Tenir à jour les dossiers du personnel et le registre du personnel ;
Assurer le suivi administratif des embauches, congés, arrêts maladie, visites médicales et plannings ;
Mettre à jour les données sur le logiciel SIRH ;
Gérer l'affichage réglementaire employeur ;
Commander et distribuer les titres-restaurant ;
Informer les salariés sur leurs droits (mutuelle, prévoyance, etc.).
 

Gestion des outils et de l'activité

Préparer les dossiers des personnes accompagnées entrantes ;
Mettre à jour les outils informatiques et bases de données ;
Gérer les stocks et commandes de fournitures administratives ;
Établir les comptes individuels des résidents ;
Produire les statistiques et indicateurs d'activité ;
Rédiger courriers, notes, rapports et comptes rendus à la demande de la Direction.

Comptabilité et paie

Assurer le suivi des comptes bancaires ;
Tenir le journal des dépenses ;
Assurer le suivi des factures ;
Vérifier et transmettre les documents comptables au GIE ;
Participer à la préparation de la clôture annuelle des comptes ;
Transmettre les variables de paie au GIE Alliance Gestion.

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative (BTS Gestion de la PME, BTS Assistant de Direction, BTS SP3S ou équivalent), vous justifiez idéalement d'une expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et possédez des connaissances en gestion administrative, ressources humaines et comptabilité.

La connaissance des logiciels HR4U, EPHSOS, AGEVAL ou YOOZ serait appréciée.

• Titres-restaurant ;
• Mutuelle et prévoyance d'entreprise ;
• CSE ;
• Participation aux frais de transports collectifs ;
• Remboursement intégral des abonnements de vélos en libre-service