Assistant Direction_Sa_Fonc Admin

Placée sous l’autorité de la cheffe de service du secrétariat général, le poste d’assistant(e) du secrétaire général de l’académie d’Aix-Marseille est positionné au sein du secrétariat général aux côtés du secrétariat de la directrice des relations et des ressources humaines et du secrétariat du secrétaire général adjoint en charge des politiques éducatives, du pilotage budgétaire et des moyens et de l’accompagnement des établissements.

I) Missions d’assistant(e) du secrétaire général de l’académie d’Aix-Marseille :

En sa qualité d’assistant(e) du secrétaire général, il/elle est amené(e), dans le cadre des consignes de la cheffe de service du secrétariat général, à assurer les missions concernant le secrétaire général suivantes :

• gestion de ses appels téléphoniques internes et externes
• accueil physique de ses visiteurs, y compris organisation des visites trimestrielles du SEMSIRH
• organisation de ses réunions en liaison avec les différents acteurs concernés
• gestion de son agenda et de ses déplacements
• gestion de la boite mail fonctionnelle
• gestion de ses parapheurs et de son courrier
• tenue de son journalier
• mise en forme de ses documents (supports de présentations de réunion, notes…)
• suivi des échéances des enquêtes ministérielles et des dossiers
• mise à jour des arrêtés constitutifs des instances (CSA académique et CSA départementaux)
• actualisation des différentes bases de données (organigramme, annuaire, listes de diffusion)
• élaboration en lien étroit avec la cheffe de service du secrétariat général des calendriers prévisionnels des réunions de service, réunions de SG de DSDEN, CSA A, CSA SA, F3SCT A, F3SCT SA, groupes de travail pré CSA, groupes de concertation Blanchet des personnels de direction, groupes de concertation Blanchet des secrétaires généraux d’EPLE et des audiences avec les organisations syndicales pilotées par le secrétaire général ou auxquelles il assiste
• appui au pilotage du dialogue social, gestion des demandes d’audiences syndicales pilotées par le secrétaire général, préparation et suivi des instances de dialogue social, suivi des échéances et des procédures, traçabilité des processus

II) Missions de continuité du secrétariat général de l’académie d’Aix-Marseille :

En sa qualité d’assistant(e) du secrétaire général, il/elle est amené(e), dans le cadre des consignes de la cheffe de service du secrétariat général, à assurer les missions de continuité du secrétariat général suivantes :

• durant les périodes de congés ou en cas d’absence de l’assistante de la directrice des relations et des ressources humaines et/ou de l’assistante du secrétaire général adjoint en charge des politiques éducatives, du pilotage budgétaire et des moyens et de l’accompagnement des établissements, réalisation de missions selon les consignes transmises ou données

III) Relations du poste d’assistant(e) du secrétaire général de l’académie d’Aix-Marseille :

En sa qualité d’assistant(e) du secrétaire général, il/elle est amené(e), dans le cadre des consignes de la cheffe de service du secrétariat général, à être en relation avec les acteurs suivants :

• secrétariats du cabinet des recteurs, du cabinet de chaque DASEN, du secrétariat général de la région académique
• chefs de service et de division, corps d’inspecti

Missions de continuité du secrétariat général de l’académie d’Aix-Marseille :

 Dans le cadre des consignes de la cheffe de service du secrétariat général, à assurer les missions de continuité du secrétariat général suivantes :

• durant les périodes de congés ou en cas d’absence de l’assistante de la directrice des relations et des ressources humaines et/ou de l’assistante du secrétaire général adjoint en charge des politiques éducatives, du pilotage budgétaire et des moyens et de l’accompagnement des établissements, réalisation de missions selon les consignes transmises ou données

III) Relations du poste d’assistant(e) du secrétaire général de l’académie d’Aix-Marseille :

En sa qualité d’assistant(e) du secrétaire général, il/elle est amené(e), dans le cadre des consignes de la

cheffe de service du secrétariat général, à être en relation avec les acteurs suivants :

• secrétariats du cabinet des recteurs, du cabinet de chaque DASEN, du secrétariat général de la région académique
• chefs de service et de division, corps d’inspection et conseillers du recteur
• acteurs institutionnels (ministère, collectivités territoriales)
• représentants des organisations syndicales

Savoir faire :

• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Parfaite connaissance du système éducatif
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonne présentation orale et écrite

Savoir être :

• Méthodique
• Disponibilité
• Rigueur / fiabilité
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Sens du travail en équipe
• Réactivité
• Capacité d’adaptation