responsable administration générale

Il y a 2 jours

Halluin, Hauts de France Fonction publique Territoriale Temps plein

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Vos missions en quelques mots

Responsable de l'Administration Générale

MISSIONS :
- Piloter, encadrer et coordonner l’ensemble des activités de :
o L’accueil,
o L’administration Générale,
o L’Etat-Civil

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Administratif
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Rédaction des arrêtés de délégation des élus et des personnels ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;

- Accueil (en appui)
o Accueillir les administrés, recueillir leurs attentes, leurs demandes et les orienter ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services ;
o Remise de documents, explication de ceux-ci ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;

- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
o Formulaire E401 ;
o Gestion du Cimetière ;
o Organisation des élections ;

- Management
o Organisation et suivi de l’activité d’accueil ;
o Gestion des plannings, absences, congés ;
o Suivi et assistance de l’activité de l’accueil et de l’Etat-Civil ;
o Réorganisation des services en tenant compte des attentes de l’autorité territoriale et des obligations du Service Public ;
o Mise en place de la gestion intégrée ;

Profil recherché

- Savoir
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique (Word Excel, logiciels métiers) ;
o Veille réglementaire en matière d’Etat-Civil, d’Elections et de Cimetière ;
o Connaissance du cadre règlementaire des actes administratifs (C.G.C.T) et de la législation ;
o Evaluer les besoins et être force de propositions et/ou de solutions ;
o Connaissance en petite comptabilité ;
o Bonne connaissance du français et de l’orthographe ;

- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
o Veiller à la mise à jour des procédures et process ;
o Organisation et planification des ressources selon les flux ;
o Accompagnement professionnel des agent(e)s : information, conseils personnalisés, identification des besoins de formation nécessaires ;
o Relations avec les différentes instances et partenaires institutionnels (Tribunal judiciaire, Préfecture etc…) ;
o Qualité rédactionnelle ;
o Etablir un planning ;
o Accompagner et valoriser les agent(e)s ;

- Savoir être
o Sens du Service Public ;
o Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Esprit d’équipe ;
o Diplomatie, pédagogie et bienveillance active ;
o Patience, calme et maitrise de soi ;
o Capacité à déléguer ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Bonne présentation ;
o Esprit d’initiative ;
O Exemplarité ;

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