Secrétaire du Maire

LIEUX PRINCIPAL D’ACTIVITÉ : Hôtel de ville
DÉPLACEMENTS ÉVENTUELS : Aucun
TEMPS DE TRAVAIL/ HORAIRES/ASTREINTES : 37 h 15

Missions
• Rendre compte à l’exécutif, conseiller et l’alerter
• Prévision des pouvoirs du Maire à toute réunion en cas d'impossibilité
• Polyvalence sur le secrétariat des élus durant les congés
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Tâches
• Photocopies
• Publipostage
• Mises sous pli

Missions :
Assurer la gestion administrative et organisationnelle du Cabinet du Maire, ainsi que la coordination avec les élus, les administrés et les services concernés.
• Gestion de l’agenda et du temps du Maire
- Assurer, sans faille, l’emploi du temps de Madame le Maire.
- Préparer ses journées de rendez-vous et établir et suivre les dossiers nécessaires.
- Mettre à jour l’agenda du Maire quotidiennement.

• Organisation administrative du Cabinet
- Coordonner et collaborer avec les secrétariats des élus, du département, de l’agglomération, du Groupe Hospitalier Nord Essonne, du SIOM, du SDIS et des services de l’état.
- Concevoir une organisation interne en adéquation avec le Maire
- Optimiser le fonctionnement et l’organisation
- Organiser le classement et l’archivage des documents du Cabinet.
- Rédiger des actes administratifs

• Relations avec les élus et administrés
- Assurer la gestion des relations avec les élus pour les réunions et le courrier (écoute et conseils).
- Accueillir et répondre aux attentes des élus, de la Directrice, des collaborateurs et des administrés.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés souhaitant un rendez-vous.
- Gérer les négociations pour rediriger les demandes vers les élus ou services concernés afin d’éviter des sollicitations inutiles du Maire.
- Traiter les demandes de rendez-vous et organiser les réunions.
- Assurer le traitement des mails et courriers adressés à Madame le Maire et au cabinet du Maire
- Rédiger des courriers stratégiques