Adjoint(e) au chef de bureau de l'accueil et de la sécurité

Au sein de la DFAS, le service des patrimoines (SPAT) est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Le service est composé de 8 bureaux.

La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives

Le bureau de l'accueil et de la sécurité est directement rattaché à la cheffe de service.

Sur les 3 sites de l'administration centrale, il a pour missions:
- d'accueillir, orienter et guider les usagers (accueil physique et accueil téléphonique)
- d'assurer la sûreté (gardiennage, filtrage, sécurisation des lieux et des activités, lutte contre l'incivisme)
- de garantir la sécurité incendie (prévention, secours et assistance à personnes)

Effectifs du bureau : 20 agents (dont 4 catégorie A, 4 catégorie B et 12 catégorie C)

Activités principales :
Il seconde le chef du bureau de l'accueil et de la sécurité (BAS) dans l'ensemble des missions de pilotage du bureau, qu'il s'agisse de fonctions : techniques (relatives à la sûreté, sécurité incendie, au pilotage des dossiers transversaux liés à la sécurité, et aux accueils physiques et téléphoniques) en ayant une connaissance permanente de tous les dossiers, managériales et administratives.
Il est force de proposition permanente pour l'amélioration constante de la qualité de service offerte et pour la sécurisation des personnes et des biens de l'administration centrale (AC).
L'adjoint est chargé de :
- contrôler de la bonne application des marchés de sécurité, sûreté, accueil téléphonique et physique ;
- accompagner les chefs de section dans la réalisation de leurs missions, en fonction des objectifs définis par le chef de BAS ;
- mettre en place et suivre des tableaux de bord et les synthèses mensuelles ;
- proposer des mesures correctives ;
- réaliser des plans et des supports de formation pour les agents du BAS et le personnel ministériel ;
- conseiller et appuyer en matière de prévention des risques professionnels et de sécurité ;
- élaborer les cahiers des charges des marchés publics utiles au fonctionnement du BAS ;
- participer à la rédaction, la mise à jour et l'amélioration des procédures de sécurité et de sûreté ;
- suivre, en relation avec les chefs de section, le maintien en bon état de fonctionnement des moyens de sécurité, en particulier ceux affectés dans les postes centraux de sécurité incendie et sûreté ;
- participer aux formations du personnel du BAS et des agents des services centraux.
Activités annexes :
L'adjoint aura la charge de la gestion et de la participation aux astreintes de sécurité.
Il aura comme fonctions supplémentaires, celles d'adjoint au délégué pour la défense et la sécurité et d'adjoint à l'officier de sécurité de la DFAS (les fonctions de titulaire étant tenues par le chef du BAS). Il devra ainsi participer à la rédaction des plans concernés, au suivi du plan de continuité des activités ministérielles, et aux demandes d'habilitation pour l'accès aux informations.
Il assurera le management de l'apprenti qui lui sera confié.

Relations institutionnelles :
- Au sein du SPAT : avec les chefs de bureau et adjoints, en particulier ceux assurant des fonctions logistiques et traitant de l'immobilier ;
- Sur l'ensemble de l'AC : les usagers du Ministère et, particulièrement, les responsables des bureaux des affaires générales et des ressources humaines, représentants du représentants du personnel, service du HFDS.
Partenaires externes :
- représentants des forces de l'ordre ;
- bureau de contrôle, commission de sécurité, BSPP ;
- syndics ou représentants des propriétaires des bâtiments.

- Aptitude à travailler sous pression, à gérer des situations difficiles ou conflictuelles, et à faire face à une crise de tout type ;
- Réactivité et disponibilité (souplesse de l’amplitude horaire et contraintes de nuit) ;
- Poste soumis à des astreintes hebdomadaires (1 semaine par mois en moyenne) ;
- Respect des règles de confidentialité : dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, l'adjoint(e) a accès à des informations sensibles. Ceci implique qu'il ou elle sera obligatoirement soumis(e) à une procédure d'habilitation, conformément aux dispositions des articles R.2311-1 et suivants du Code de la défense et de l'IGI 1300 SGDSN/PSE du 9 août 2021.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

- Expérience de management opérationnel dans la sécurité incendie (officier de sapeurs-pompiers ou de sécurité civile) et/ou dans la sûreté (officier de police ou de gendarmerie) ou autres compétences similaires dans le privé : E
- Sécurité incendie (SSIAP 3 ou du PRV2) : E
- Sûreté (CT CERIC, autres) : M
- Gestion d'accueils (physique et téléphonique) et de services logistiques : M
- Droit public et des procédures administratives : M
- Procédures des marchés publics : M

Savoir-être : Indiquez au moyen de * en fonction des attentes

- Grande disponibilité, investissement et réactivité : *
- Sens des responsabilités : *
- Faculté d'adaptation (aux situations et aux personnes) : *
- Sens de la communication et de l'écoute : *
- Discrétion : *
- Autonomie : *
- Force de proposition : *
- Bonne présentation, exemplarité : ***

Savoir-faire :

-Qualité d'animation d'équipe et aptitude à l'encadrement : E
- Esprit d'organisation et d'initiative : E
- Capacité à travailler sous forte pression ou dans des situations de crise : E
- Aptitude à la prise de décisions rapides : E
- Sens du service public : E

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle : NON

Expérience professionnelle souhaitée dans les domaines concernés : OUI
Une expérience au sein des forces de l'ordre ou des armées serait appréciée.

Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail :
1 - Marchés publics

Autres formations utiles au poste :
1 - Gestion des conflits
2 - Gestion du temps