Secrétaire de la section courrier/secrétariat commun de la direction des affaires civiles et du sceau

Le cabinet de la directrice assure, en lien avec le secrétariat général du ministère de la justice et la direction des services judiciaires, la gestion des personnels et des moyens budgétaires et logistiques affectés à la direction.

Il veille au bon fonctionnement du bureau d’ordre et au traitement des demandes en provenance du cabinet du garde des sceaux, du secrétariat général, des directions du ministère de la justice ainsi que des autres ministères et partenaires de la direction, en s’assurant de la bonne diffusion des informations nécessaires à l’exercice par chaque sous-direction et bureau de ses attributions. Il assure le suivi des questions écrites du Parlement, du courrier parlementaire et des requêtes des particuliers, et plus généralement de l’activité de la direction.

Il a également pour mission d’assister le directeur dans l’exercice de ses responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail, et participe ce titre au dialogue social conduit par le secrétariat général du ministère de la justice.

Enfin, il est en charge de la communication interne et externe de la direction.

Composition et effectifs du service

Pour conduire ses missions, le cabinet est actuellement composé d’une cheffe de cabinet, de deux adjoints à la cheffe de cabinet, d’une chargée de communication, 4 pôles :

-           Le pôle RH composé d’un responsable de pôle (agent de catégorie B) ainsi que d’un agent de catégorie C chargés de la gestion des ressources humaines de proximité, ainsi que d’un agent de catégorie C chargé la gestion des frais de déplacement ;

-           Le pôle logistique composé d’une responsable de pôle (agent de catégorie B) ainsi que d’un huissier ;  

-           Le pôle secrétariat composé d’une responsable de pôle (agent de catégorie B) et de deux sections : section texte et section courrier ;

-           Le pôle requête, composé de la responsable des requêtes.

Le cabinet est organisé pour permettre une présence de 9h00 à 20h00.

Au sein du pôle secrétariat commun, sous l’autorité de la responsable du pôle secrétariat, le secrétaire de la section des courriers, en lien avec le responsable de la section des courriers, aura pour mission :

- la planification et l’organisation matérielle de réunions (réservation de salle, invitation des participants, mise en place des salles de réunion – café, ponts de visioconférence, accueil physique des visiteurs notamment) ;

- la gestion des commandes de fournitures, codes et ouvrages pour les services de la direction ;

- l’impression et constitution de dossiers pour le directeur ;

- la mise à jour de l’annuaire des professions établi par la direction ;

- la gestion et le suivi des demandes d'avis dans le cadre de l’attribution de distinctions honorifiques (légion d'honneur, ordre national du mérite, palmes académiques) ;

- le traitement et le suivi des demandes de renseignements sur les candidats à un recrutement en tant que magistrat à titre temporaire (MTT) ou avocat honoraire exerçant des fonctions juridictionnelles (AHFJ) ;

Outre les missions mentionnées ci-dessus et en tant que de besoin (congés et surcharge d’activité notamment), le secrétaire de section pourra être amené à réaliser les missions dévolues à la seconde section du pôle (section texte. :

- d’enregistrer les projets de textes normatifs au sein de la base interministérielle « Solon » et sur l’applicatif interne Messager (ou son successeur) ;

-  mettre en forme et assurer le suivi des parapheurs relatifs aux textes normatifs ;

- d’apporter un soutien aux bureaux de la DACS pour la confection des dossiers de banc ;

Une permanence du soir est en place.

Connaissances
 
Maîtrise des outils informatiques
Gestion et rigueur dans le suivi des dossiers
Connaissance de l’organisation du ministère

Savoir-faire
Gestion et rigueur dans le suivi des dossiers
Polyvalence
connaissance de SOLON et Messager 
Travail en équipe
Sens des relations humaines, et esprit d’initiative

Savoir-être
Organisation, capacité d’adaptation, réactivité
Sens de la hiérarchie, discrétion, disponibilité
 

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience en administration centrale ou en juridiction serait un plus

Informations complémentaires

Organisation du travail :
 
 

Restauration :
Cafétéria
 

Accessibilité en transport / Parking :
Métro et RER A  à proximité