Secretaire Administratif

2, avenue du général Leclerc - 77000 Melun

Le tribunal judiciaire de Melun est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.

 Les effectifs localisés du tribunal judiciaire comprennent 36 magistrats du siège, 13 magistrats du parquet, 146 fonctionnaires et contractuels, 14 assistants de justice, 4 juristes assistants.

Le secrétaire administratif assiste les responsables de services et participe à la bonne gestion des services. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité et de contrôle d’analyse.

 1/ Missions générales

ü  Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.

ü  Gérer la messagerie structurelle du service.

ü  Réceptionner et gérer les différents courriers.

ü  Préparer les dossiers, procéder à leur enregistrement et à leur classement.

Selon le parcours du candidat et les besoins de la juridiction, il pourra être proposé au secrétaire administratif(ive) d’exercer son activité dans l’un des domaines particuliers suivants :

2/ Missions particulières

ü  Secrétariat RH de la direction de greffe : gestion administrative des dossiers des personnels de greffe, contrôle des échéances des différentes positions administratives, suivi des congés et autorisations d’absence, suivi des heures supplémentaires et des comptes épargne temps, constitution des dossiers d’accident de service, transmission au service administratif régional des informations sur la situation administrative des agents, gestion et diffusion des tableaux de recensement des personnels, accueil des nouveaux arrivants et démarches préalables à leur arrivée.

ü  Gestion administrative du bâtiment : suivi de la maintenance et des travaux du bâtiment (gestion des rendez-vous, transmission des devis, suivi des travaux, établissement des services faits), suivi d’exécution des activités des prestataires de marchés publics (multi-technique, gardiennage et nettoyage), gestion des autorisations d’accès au bâtiment, mise en œuvre des projets liés à la sécurité incendie (organisation des formations, préparation des exercices d’évacuation incendie, suivi des travaux pour la commission de sécurité), suivi du budget immobilier de la juridiction.

ü  Gestion budgétaire : gestion des commandes, création des demandes d’achat, suivi de la consommation budgétaire, création et contrôle des services faits, suivi du paiement des factures dans le logiciel CHORUS, participation à la préparation des demandes budgétaires, répartition de la dotation allouée, gestion de l’économat et suivi des stocks de fournitures, gestion du parc automobile du site, préparation des opérations évènementielles.

Connaissances

Statut de la fonction publique
Organisation judiciaire et administrative
Circuits administratifs
Outils bureautiques

Savoir-être

Rigueur / anticipation
 
Sens de l’organisation / initiative
Discrétion professionnelle
 
Sens des relations humaines

Savoir-faire
Maîtriser les techniques d’accueil
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques de communication
Organiser sa charge de travail
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
 

Réservé aux titulaires

Poste soumis à entretien

IFSE :2

1 PSDV

Organisation de travail : 36h40/semaine

Restauration : cafétéria sur place

Accessibilité en transport / Parking : parking souterrain/ gare de Melun en face du tribunal