Rattachéꞏe à la Directrice des Systèmes d’Information et de la Qualité et en étroite collaboration avec le responsable patrimoine, vous apportez un soutien administratif aux activités portées par le service Systèmes d’Information et Qualité et celles du service Patrimoine de l’Apedi Alsace et exercez les missions suivantes :
Appui administratif à la Direction des Systèmes d’Information et de la Qualité
- Assister la Directrice dans le pilotage de projets ;
- Assurer le suivi administratif des plans d’actions et projets portés par la direction ;
- Contribuer à l’organisation administrative des audits, évaluations et groupes de travail ;
- Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées ;
- Produire et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi ;
- Assurer le suivi administratif des contrats et prestations liés aux systèmes d’information ;
- Assurer la gestion documentaire et le classement des documents.
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux travaux, à la maintenance, à la sécurité ;
- Assurer la centralisation et le suivi administratif des contrats de maintenance, de sécurité et d’assurance du patrimoine immobilier de l’Association (échéances, renouvellements…) ;
- Assurer le suivi administratif des contrôles réglementaires et des actions associées ;
- Préparer, mettre en forme et suivre les courriers, conventions, contrats et documents administratifs ;
- Participer au suivi des échéances et à la tenue des tableaux de bord du service ;
- Assurer les relations administratives courantes avec les directeurs d’établissement, les entreprises et les prestataires.
