Chargé (e) des Relations Publiques, du Partenariat et des Evènements

Ecole nationale d’administration pénitentiaire (Énap) - Agen (Lot-et-Garonne - 47)

L’Énap est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la Justice. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l’activité internationale de la direction générale de l’administration pénitentiaire.

L’Énap est administrée par un Conseil d’Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions : la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion, le Secrétariat Général.

Le cabinet de l’ENAP assure l’appui stratégique et opérationnel à la direction de l’école. Il coordonne les dossiers transversaux, le suivi des projets prioritaires et les relations institutionnelles. Il participe également à la communication, à la préparation des décisions et à la représentation de l’établissement.

Composition et effectifs du service

• 1 chef d’unité SA_B ; 1 chargé des RPPE SA_B, 1 chargé de communication et évènementiel ANT_B

Votre hiérarchie

• N+1 : Cheffe d’unité
• N+2 : Chef de cabinet

Votre mission générale

Rattachée au cabinet de direction de l’Ecole, l’unité communication évènementiel est composée d’un(e) chef(fe) d’unité, d’un chargé évènementiel à plein temps, d’un chargé évènementiel et de communication, et de deux apprentis. Le chargé d’évènementiel à plein temps est chargé de la création et du suivi de partenariats, de la planification et de l’organisation d’actions évènementielles (protocolaires, d’intégration des élèves, de promotion des métiers…) ou du soutien à des évènements portés par d’autres services. Il/elle assure la rédaction des documents administratifs afférant à son activité (fiche de suivi mensuel d’activité, rapport d’activité, rédaction de courriers et courriels, rédaction de notes de synthèse, programmes de visites...)

Vos activités principales

Dans le cadre de cette mission générale, vous aurez précisément à assurer les activités suivantes :

1.          Affirmer le sentiment d’appartenance à l’ENAP et à l’institution :

• Planification, coordination et organisation des temps protocolaires tels que cérémonies de fin de formation, baptême des promotions, cérémonies de prestation de serment, journées nationales DAP, visites d’autorités. Planification des publics présents à la levée des couleurs. Etablissement du calendrier des temps protocolaires. Coordination des différents évènements ponctuant la vie de l’ENAP.
• Actions au bénéfice des personnels :  Organisation de la cérémonie des vœux et de temps de convivialité...
• Actions au bénéfice des élèves : Planification et coordination, en lien avec les services de l’ENAP et les partenaires institutionnels, des parcours découvertes, des forums d’accueil et autres temps d’intégration des élèves.

2.          Favoriser le rayonnement de l’Enap et de ses missions par les relations publiques :

• Promotion des métiers : Organisation de la participation de l’ENAP à des actions (locales ou nationales) de promotion des métiers, organisation de visites ciblées de l’ENAP, montage de la journée nationale de l’administration pénitentiaire du 05 avril, des journées du patrimoine.
• Entretien et dynamisation des relations partenariales locales et nationales. 
• Gestion des conventions (création d’une ressource partagée de suivi).

3.          Missions connexes :

• Suivi budgétaire

Vos interlocuteurs métiers

• Cheffe d’unité, cabinet de direction de l’École et ses services internes
• Services du ministère de la Justice et de la DAP
• Partenaires institutionnels, autorités civiles et militaires
• Prestataires externes

Connaissances
- Maillage partenarial de l’ENAP
- Techniques de montage de dossiers et conventionnements
- Techniques de conception d’évènements
- Techniques de conduite de réunion et animation
- Techniques et outils de communication

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et suite office
- Maitrise des travaux en transversalité
- Maitrise des outils de gestion de projet
- Maitrise des techniques de rédaction institutionnelles

Savoir-être
- Sens des relations humaines
- Polyvalence
- Discrétion
- Sens de l’organisation et rigueur
- Réactivité et adaptabilité
- Travail en équipe

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

• Une expérience confirmée en évènementiel et partenariat serait un atout.
• Une connaissance de l’administration pénitentiaire ou de la fonction publique d’État serait un atout.

Poste proposé à la mobilité des secrétaires administratifs titulaires (catégorie B) d'une des 3 fonctions publiques.

La prime de sujétions spéciales sera seulement octroyée aux cadres en provenance des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire.

Groupe IFSE : 2

Durée d'affectation attendue sur le poste : 3 ans

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :

• Bureau individuel ou partagé, matériel informatique et ligne téléphonique, fournitures, applicatifs pénitentiaires, applicatifs Énap

Offres de formation associées à votre prise de poste :

• Outils et logiciels propres à l’ENAP et/ou à la DAP, parcours d’intégration à l’arrivée sur le poste

Organisation de travail :

• Temps complet avec charte permettant de bénéficier du régime RTT
• Nécessité d’un rythme de travail souple, avec des pics d’activité liés à l’organisation d’évènements, etc.

Restauration :

• Restaurant administratif sur le campus

Accessibilité en transport / Parking :

• Parking du personnel et arrêt de bus devant le campus