Gestionnaire Secretariat

La Maison d'arrêt d'Amiens est un établissement pénitentiaire situé au 85 Avenue de la Défense-Passive, Amiens. Elle a été construite à partir de 1904 et a été reconstruite après la Seconde Guerre mondiale. L'établissement a été occupé par l'armée allemande pendant la guerre et a été détruit lors d'un raid aérien en 1944. La Maison d'arrêt d'Amiens est le seul établissement pénitentiaire du département de la Somme et dépend de la direction interrégionale des services pénitentiaires de Lille. Elle est également reliée au tribunal judiciaire et à la cour d'appel d'Amiens.

·         Rédaction des actes de délégation

·         Suivi du plan de classement

·         Traitement du rapport d’activité de l’établissement

·         Suivi des délégations de signatures

·         Gestion des autorisations d’accès sous le logiciel GSE

·         Suivi des suspensions et suppressions des permis de visites

·         Gestions des habilitations des personnels médicaux

·         Gestions des agréments des aumôniers

·         Suivi du plan de classement et archivage documentaire

·         Mise à jour du tableau relatif à la gestion documentaire de la labélisation 

Composition et effectifs du service :

1 secrétaire administratif et 1 Adjoint administratif

 Votre hiérarchie :

Chef d’Etablissement

Vos interlocuteurs métiers :

Autorité judiciaire, direction Interrégionale, Chef d’Etablissement

Vos activités principales : 

·         Organisation de la continuité du service de la continuité de service secrétariat de direction

·         Gestion du standard téléphonique et de l’accueil physique des RDV du Chef d’établissement ou de son adjointe.

·         Saisie du courrier de la direction

·         Frappe des notes de service d’information à la population pénale et diffusion au personnel

·         Diffusion des informations générales

·         Diffusion des convocations et des comptes rendus des CPU

·         Rédactions des PV des réunions

·         Organisation, participation et suivi des réunions : conseil d’évaluation, cérémonie d’installation, etc…

·         Suivi de l’agenda du chef d’établissement et de son adjointe (congés prévisionnels, formations, RDV extérieurs, réunions…) pour fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes

·         Suivi des permanences et astreintes

·         Suivi du planning d’occupation de la salle de réunion située au RDC et des réservations de véhicules

·         Tenir à jour les répertoires téléphoniques (personnels, partenaires et instances officielles) et les partager dans le serveur commun

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                         ☐   B                    ☐   C  1                ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                       OUI ☐            NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Téléphone, Logiciel GENESIS et GSE, Messagerie OUTLOOK

Connaissances

outils de bureautique (EXCEL, WORD)
Techniques de secrétariat
Classement, archivage

Savoir-faire
 
Sens de l’organisation
Mettre en œuvre des procédures
Sens de l’organisation
Réactivité
 

Savoir-être
 
Discrétion – Faculté d’Adaptation –
Sens du Service Public

 
 

Organisation de travail : Horaires journaliers 7h16. Horaires variables : plage fixe 9h30/12h00 et 14h00/16h00

Restauration : Restauration collective extérieure et mise à disposition d’une salle de convivialité

Accessibilité en transport / Parking : oui