Gestionnaire des marché et assistant de direction
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Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Sous la responsabilité du chef du service de la commande publique, vous assurez le suivi et l’exécution des marchés publics (notamment les reconduction/ renouvellement des marchés publics ainsi que des révisions de prix), le cas échéant en lien avec les chargés de contrats. En tant que correspondant SIFAC, vous créez les contrats, débloquez les commandes dans le workflow, gérez les augmentations, effectuez les mises à jour et informez les utilisateurs et fournisseurs. Enfin, vous assurez les missions d’assistante de direction pour la direction des achats.
Activités principales :
Suivi des marchés publics :
- Préparer et saisir les marchés sur SIFAC (marché initial + avenants + sous-traitants + reconductions).
- Transmettre les informations sur les marchés aux gestionnaires et à l'Agence comptable.
- Mettre en ligne et actualiser les documents de marché sur l'intranet (marchés transversaux notamment) et sur ALFRESCO.
- Assister les gestionnaires (réponse aux questions diverses, validation des commandes dans le workflow SIFAC).
- Assurer la reconduction des marchés (demandes auprès des services concernés).
- Assurer le suivi des propositions de révision de prix de la part des entreprises.
- Rédiger les certificats administratifs ou les avenants de transfert.
- Publication des données essentielles des marchés publics
Assistant de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction.
- Gérer l'agenda de la directrice, plannings, réservations de salles, réunions de direction, de réseau et instances.
- Gérer les fournitures, les parapheurs (physiques/électroniques) et l'archivage.
- Assurer le suivi des horaires, absences et congés des agents en lien avec les chefs de service et la gestionnaire RH.
- Participer à l'activité de communication sur l'intranet.
Rémunération :
A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.
Profil recherché
- Connaître les bases de la réglementation de la commande publique et les règles d'exécution des marchés
- Comprendre le fonctionnement et les services d'une administration publique telle que de l'Université Grenoble Alpes
- Maîtriser SAP-SIFAC, la bureautique et les outils de communication
- Garantir le formalisme orthographique et graphique des documents (selon la charte de l'UGA)
- Travailler en équipe
- Communiquer facilement et faire preuve de qualités relationnelles
- Organiser son temps et prioriser ses tâches
- Synthétiser l'information et rendre compte à sa hiérarchie
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
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