Coordonnateur(trice) Accueil-Programmation du CREPS de Poitiers

- Assurer l'élaboration des devis, conventions et documents administratifs liés aux réservations, séjours, stages, formations et manifestations accueillis par l'établissement ;

- Veiller au respect des procédures d'accueil, de réservation et de programmation ainsi qu'à la fiabilité des informations diffusées aux usagers ;

- Assurer la liaison technique avec les services et impliqués dans l'organisation des accueils ;

- Accompagner les agents dans la gestion des situations complexes et contribuer à la continuité du service en fonction des besoins de l'activité ;

- Alimenter les outils de suivi, les indicateurs d'activité et les tableaux de bord nécessaires au pilotage du service, aux réunions de coordination et de suivi d'activité ;

- Analyser l'activité du service accueil-programmation, identifier les dysfonctionnements et proposer les actions d'amélioration.

Accueil physique et téléphonique week-end et/ou férié :

- Accueillir, contrôler, renseigner et orienter le public (soit à l’accueil ou en délocalisé dans un autre bâtiment du site)

- Établir les mises en communication téléphonique et traiter les demandes de renseignements

- Assurer la tenue des plannings des salles, installations, hébergement, restauration

- Assurer les prestations particulières (préparation et service des cafés, cocktails, …)

- Assurer le bon fonctionnement du matériel audio-vidéo et être capable de remédier aux pannes de premier niveau

- Accompagner les usagers qui demandent à visiter l’établissement.

Encaissement et remise de régie, en tant que régisseur suppléant :

- Assurer les opérations de régie, d'encaissement et de remise de fonds auprès de l'agence comptable ;

- Établir les documents administratifs et financiers liés aux prestations de l'établissement.