Secrétaire administratif(ve) TJ QUIMPER

Tribunal judiciaire de Quimper - 48 A quai de l’Odet – 29327 Quimper Cedex

1-Secrétariat de direction :

• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (agents, magistrats, vacataires et stagiaires)
• Gérer la situation administrative des agents
• Gérer l’agenda du directeur de greffe
• Préparer les réunions
• Élaborer des documents administratifs

2-Gestion comptable et budgétaire :  

• Participer à l’élaboration de la demande budgétaire
• Saisir les commandes et suivre leur exécution
• Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
• Faire le bilan d’activité
• Gérer la régie de la juridiction

3-Logistique et support :

• Gérer les réservations de salle d’audience, de véhicules de service
• Gérer la remise des badges et cartes d’accès
• Gérer les fournitures
• Gérer le bâtiment  

4-Service centralisateur des frais de justice :

• Réceptionner, contrôler et enregistrer les mémoires de frais
• Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation

5- Gestionnaire du service des archives

• Gérer les déménagements d’archives vers le centre de pré-archivage
• Etablissement des bordereaux de remise et de destruction d’archives
• Rédactions de fiches techniques sur la gestion des archives
• Gérer les demandes de sorties provisoires des services
• Veiller au bon conditionnement des archives

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).

Le secrétaire administratif est placé sous l’autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions à la cour d’appel, dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.

Il pourra être chargé des missions suivantes :

• Assistance du directeur de greffe
• Assurer un service support ou logistique
• Assurer la gestion administrative des agents de la juridiction
• Assurer des tâches de suivi budgétaire et comptable (cellule de gestion budgétaire/régie)
• Gestion du service centralisateur des frais de justice
• Assurer le traitement des dossiers d’aide juridictionnelle
• Assurer des tâches de rédaction
• Participer à la mise en œuvre des textes de portée générale

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :

Chaque agent est doté d’un poste informatique complet (un ordinateur portable utilisé au tribunal avec une station d’accueil). Les bureaux sont partagés (entre 2 et 3 personnes). Trois véhicules de services sont à la disposition des fonctionnaires de la juridiction pour les déplacements professionnels.

Composition et effectifs du service

Variable selon le service d’affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.

Le tribunal judiciaire se compose de 75 fonctionnaires (greffe du conseil de prud’hommes compris) et 28 magistrats (21 au siège et 7 au parquet)

Votre hiérarchie

Le/la directeur(trice) de greffe, le/la directeur(trice) de greffe adjoint(e )  et le/la directeur(trice) chef de service. 

Vos interlocuteurs métiers

Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l’État et les collectivités territoriales 

Connaissances

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques et de communication
Statut de la fonction publique et statuts particuliers
Organisation et procédures judiciaires

Savoir-être
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines 
Faire preuve de discrétion, d’initiative et de rigueur
Avoir une capacité d’adaptation
Savoir anticiper

Savoir-faire
Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Rédiger des projets de décision
Organiser la charge de travail
Travailler en équipe
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Connaissance du monde judiciaire souhaitée

Offres de formation associées à votre prise de poste :

En fonction du service, un stage dans les juridictions voisines peut être proposé. Il existe également un plan de formation au niveau régional ou national accessible à tout agent du greffe.

Perspectives d’évolution professionnelle :

Sous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d’une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d’aptitude ou examen professionnel.

Il est possible de changer de service en interne après une période de trois ans sur simple demande au chef de service

Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels de la fonction publique uniquement

1 poste susceptible d'être vacant soumis à entretien

Groupe IFSE : 3

Organisation de travail :

La juridiction a opté pour un cycle de travail de 37h30 par semaine avec horaires variables (moyenne de 7h30 de travail par jour) qui ouvre le droit à 15 RTT par an. Il existe un logiciel de gestion du temps avec possibilité de badger

Restauration :

Il existe une salle de restauration dans les locaux (réfrigérateur et micro-ondes) ainsi que plusieurs locaux de convivialité. Un restaurant administratif est accessible à pied (10 minutes de marche) avec une subvention du ministère proportionnelle à l’indice

Accessibilité en transport / Parking :

Arrêt de bus en face du tribunal – pas de parking dans la juridiction mais possibilité de se garer sur les places gratuites aux alentours du tribunal.

Renseignements et candidature

Marie Robert, directrice de greffe

02.98.82.88.11 
dg.tj-quimper@justice.fr