Secrétaire médicale aux explorations neurologiques et centre du sommeil F/H

Missions permanentes :
·         Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé
·         Informer, orienter et conseiller les usagers
·         Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients
·         Vérifier la conformité des informations administratives
·         Gérer les rendez-vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences
·         Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)
·         Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients
·         Saisir et suivre les données médico-administratives (dont le codage de l’activité)
·         Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation
·         Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS
·         Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi
·         Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs
·         Renseigner les outils de suivi d’activité
·         Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle
·         Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus

Missions secteur d’activité Accueil et gestion des rendez-vous :
·         Prendre et organiser les rendez-vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)
·         Assurer le bon déroulement des programmations : les consultations, les examens, HDJ, HDS
·         Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d’attente)
·         Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)

·         Missions ponctuelles :
·         Participer aux actions de formation liées au poste
·         Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction
·         Participer aux réunions de service
·         Contribuer aux projets d’amélioration du service

SAVOIR-FAIRE REQUIS
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous des hôpitaux de jour et de semaine
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail
• Avoir le sens relationnel et de la réserve
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
• Maîtriser l'outil informatique et les logiciels métiers

Connaissances associées
• Connaissances opérationnelles en :
o Bureautique
o Codage des actes
o Communication
o Droits des usagers du système de santé
o Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Connaissances en vocabulaire médical
• Connaissances générales en réglementation des archives

Qualités professionnelles Requises
• Faire preuve de rigueur
• Organiser son travail de manière efficace
• Savoir rendre compte de son activité
• Respecter la hiérarchie
• Être assidu et ponctuel
• Manifester un intérêt pour les secteurs médico-techniques