SECRETAIRE DDARJ

Le ressort de la cour d’appel de Papeete intègre les juridictions localisées à Papeete (CA et TPI) ainsi que les sections détachées situées à RAIATEA et aux MARQUISES. Le service administratif régional est situé en centre-ville, hors les locaux de la cour d’appel.

Ce service, fonctionnant en bureaux, est composé de 28 agents dont deux greffiers placés. 3 agents sont mis à disposition pour le fonctionnement du centre de services partagés Océanie (CSPO).

La gestion des bureaux est partagée entre les responsables de gestion.

La directrice déléguée à l’administration régionale judiciaire (DDARJ) dirige le service administratif régional. Elle met en œuvre la politique de gestion régionale définie par les chefs de cour en matière budgétaire, de ressources humaines, de formation, d'informatique et d'immobilier. Elle propose des stratégies de gestion aux chefs de cour.

La DDARJ est assistée de quatre responsables de gestion : la RGB qui assure la gestion du pôle budgétaire dont le CSPO, la RGRH qui est en  charge de la gestion du bureau des ressources humaines et des greffiers placés, le RGF qui assure la gestion du bureau formation et concours et la RGI qui gère le bureau informatique. 

Composition et effectifs du service

Le service, dirigé par la DDARJ, est réparti par bureaux:

Un bureau RH: 8 agents dont la RGRH et les 2 greffières placées

Un bureau formation/concours: le RGF et un agent à 15% en fonction du calendrier des concours

Un bureau budgétaire/CSPO: 10 personnes dont la RGB, la SA chargée des marchés publics et du suivi budgétaire immobilier (T5), un SA référent CSPO, un contrôleur de gestion frais de justice

Un bureau immobilier : 2 agents contractuels A

Un bureau informatique: 6 agents: la RGI, 1 technicien informatique, 1 RGIa, 1 ATN et 2 techniciens informatique de proximité

Votre hiérarchie

Le secrétaire administratif exerce ses fonctions sous l’autorité de la directrice déléguée à l'administration régionale judiciaire

Vos interlocuteurs métiers

Secrétariats des chefs de cour, des chefs de juridiction, et des directeurs de greffe,

Le service RH du SAR, la DFIP, les magistrats et fonctionnaires et agents contractuels du ressort,

Les fournisseurs, interlocuteurs des services de la formation des autres administrations, magistrate déléguée à la formation,

La responsable de la gestion budgétaire.

Le gestionnaire assiste la directrice déléguée à l’administration régionale judiciaire dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure des tâches administratives d’application ainsi que de rédaction. Le gestionnaire aura également la charge d’intervenir, au besoin  sur le volet formation (suivi budgétaire, tableaux de bord et statistiques) ou budgétaire (frais de déplacement, réservations aériennes...).

1.1        Secrétariat de direction

Ø  Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

Ø  Gérer les agendas

Ø  Préparer les réunions

Ø  Etablir les comptes rendus des réunions

Ø  Élaborer des documents administratifs

Ø  Préparer les dossiers dans le cadre du dialogue social

Ø  Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers

 Ø Gestion et tenue à jour du livret d'accueil

 Ø Gestion de la badgeuse

1.2        Service support et logistique

Ø  Prendre en charge les aspects logistiques

Ø  Gérer les plannings de réservation

Ø  Gérer les fournitures, les badges d’accès, les clés etc.

1.3        Gestionnaire service formation professionnelle et service budgétaire

Ø Toutes missions déléguées par le responsable de la gestion de la formation régionale (recensements, créations de sessions dans les applicatifs dédiés, suivi statistiques et budgétaire, diffusion au ressort des offres de formation régionales, gestion de la boite mail structurelle secrétariat RGF et la boite mail structurelle RGF en l'absence du RGF)

Ø  Réservations aériennes

Ø Contrôle des états de frais de déplacement

Ces missions sont susceptibles d’évolution 

Nombre d’agents à encadrer

☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Un ultra portable 

Accès aux applicatifs métiers: SIRH, KELIO (gestionnaire des temps), Chorus Formulaires, Outilgref/Cesane, Pharos...

 Les activités du service:

• Gestion des ressources humaines,
• Formation,
• Budget,
• Gestion des dépenses (CSPO),
• Marchés publics,
• Immobilier,
• Informatique.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Avoir de préférence déjà occupé un poste similaire dans un service administratif régional d'une cour d'appel ou posséder une expérience comparative.  

CE POSTE EST UNIQUEMENT OUVERT AUX AGENTS TITULAIRES

CONNAISSANCES:

Applicatifs métiers : SIRH, HARMONIE LSO - MENTOR- CHORUS FORMULAIRES- KELIO (gestionnaire des temps)
Circuits administratifs et budgétaires
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique et outils de communication
Règles budgétaires et comptables

SAVOIR ETRE: 

Avoir le sens de l’organisation et polyvalence
Faire preuve de rigueur
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Savoir anticiper – savoir rendre compte

SAVOIR FAIRE :

Alimenter les tableaux de bord
Appliquer les textes budgétaires et comptables
Maîtriser les techniques budgétaires
Maîtriser les rédactions particulières
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Être autonome
Savoir anticiper
Savoir travailler dans l’urgence
Travailler en équipe
Savoir piloter, encadrer une équipe et diriger

Organisation du travail :
Charte de temps : 37 heures 30 sous format d'horaires fixes  ou variables

Restauration : Pas de restaurant administratif mais trois conventions de restauration sont en place

 Accessibilité en transport/parking- Parking selon les disponibilités

GROUPE RIFSEEP : 2

Durée d'affectation attendue sur le poste : 2 ans renouvelables une fois en tenant compte de la durée de séjour limitée en Polynésie française, hors CIMM.

LA FICHE DE POSTE PEUT ETRE DEMANDEE AU SERVICE RECRUTEUR

 RENSEIGNEMENTS ET CANDIDATURE :

Mme Eva TALBOT -DDARJ

ddarj.sar.ca-papeete@justice.fr 

Mme Justine LEMARDELEY

rgi.sar.ca-papeete@justice.fr

Toute candidature devra obligatoirement faire l’objet d’un entretien avec la DDARJ et son adjointe afin d’évoquer les contraintes du poste, l’environnement de travail, la situation spécifique de la Polynésie française au sujet des prises en charge de protection sociale, des compétences requises pour assumer la fonction liée au poste publié. Ce rendez-vous sera fixé par la DDARJ ou son adjointe  après  un premier contact exclusivement par courriel en raison du décalage horaire.

  Déroulement du processus d’embauche : 
1)  Sélection sur dossier
2)  Entretien(s)
3)  Proposition 

Joindre à la candidature :
-  Une lettre de motivation
-  Un CV
-  Le dernier arrêté de changement d’échelon
-  Un état des services
-  Les trois dernières évaluations 

 Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité ☐ OUI ✔ NON