Directeur de greffe principal–adjoint au directeur de greffe

Le directeur de greffe ayant les fonctions d’adjoint au directeur de greffe est un fonctionnaire de catégorie A (article R.123-3 du code de l’organisation judiciaire). Il exerce des fonctions d’encadrement, de direction, d’administration, de conception, d’animation et de coordination dans les greffes des juridictions. Il exerce des attributions judiciaires qui lui sont conférées par les lois et règlements, par le code de l'organisation judiciaire, le code du travail et les textes particuliers.

Il dirige les services du greffe d’une juridiction en définissant et en mettant en œuvre les moyens nécessaires pour assurer leur bon fonctionnement.

Texte de référence : Article 4 du décret n°2015-1273 du 13 octobre 2015 modifié

En lien avec le directeur de greffe, en sa qualité d’adjoint,

1-        Direction/ Administration/ Gestion
1-1 Organisation et coordination des services
 Ø Répartir les attributions, définir les niveaux de délégation et établir un organigramme
 Ø Contrôler les activités déléguées Ø
1-2 Animer l’équipe : conduire des réunions périodiques d’information et de travail
Ø Gérer les conflits et arbitrer
Ø Organiser et présider les assemblées générales de fonctionnaires et les diverses commissions
Ø Assister aux assemblées générales des magistrats
Ø assister aux comités de gestion
1-2 Contrôle et évaluation de l’activité des services
Ø Mettre en place des outils d’évaluation qualitatifs et quantitatifs
Ø Fixer des objectifs
Ø Évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés et aux flux
Ø Définir des actions correctives
Ø Expertiser et établir des états des lieux
1-3 Élaboration de projets de service
Ø Établir un état des lieux
Ø Définir un projet de service (modernisation, réorganisation ou application d’une réforme)
Ø Mettre en place le suivi du projet et procéder à son évaluation
1-4 Dialogue social
Ø Veiller au respect des droits syndicaux (affichages, réunions)
Ø Recevoir les représentants syndicaux
1-5 Information et communication internes
Ø Conduire des réunions d’information
Ø Veiller au développement d’outils de communication : publication interne, site intranet de la juridiction
Ø Organiser l’accueil des nouveaux arrivants

1-6 Représentation et communication externes
Ø Organiser et coordonner le service d’accueil des usagers
Ø Développer les relations avec les partenaires institutionnels (auxiliaires de justice, juridictions du ressort)
1-7 Participer à des réunions et groupes de travail institutionnels au niveau régional ou national
1-8 Préparation, exécution et suivi budgétaire
Ø Définir les besoins nécessaires au fonctionnement de la juridiction
Ø Exécuter la dépense et en assurer le suivi
1-9 Achats publics et suivi de l’exécution des marchés et des contrats
1-10 Rédaction de rapports, notes et courriers divers
1-11 Élaboration et tenue de tableaux de bord
1-12 Analyse des données statistiques de la juridiction
1-13 Contrôle de la régie
1-14 Gestion et suivi des frais de justice
1-        Ressources humaines/ Formation
2-1 Gestion du temps de travail
Ø Établir et mettre en œuvre la charte des temps (après validation par l’instance de dialogue social compétente)
Ø Élaborer les tableaux de permanences et de congés, gérer les autorisations d’absence et tous autres congés statutaires
Ø Vérifier la compatibilité du temps partiel avec la continuité du service public
Ø Gérer les heures supplémentaires
Ø Gérer les comptes-épargne temps
2-2 Gestion des effectifs
Ø Évaluer les charges de travail, définir les besoins et affecter en conséquence les effectifs
Ø Anticiper les mouvements prévisibles (mutations, retraites, congés divers…) en sollicitant l’affectation de personnels placés et de contractuels
Ø Analyser les causes de l’absentéisme
2-3 Gestion du recrutement des contractuels
Ø Instruire les candidatures
 Ø Conduire les entretiens
2-4 Gestion des compétences
Ø Analyser les écarts entre les compétences requises et les compétences observées
Ø Mettre en adéquation les compétences des agents avec les besoins des services Établir des fiches de poste à partir du répertoire des métiers et des compétences des greffes, en collaboration avec les agents
2-5 Gestion du personnel
Ø Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des personnels de la juridiction
Ø Constituer les dossiers d’accidents de service
Ø Constituer les dossiers disciplinaires
Ø Saisir le médecin du travail et participer aux comités médicaux et aux commissions de réforme
2-6 Évaluation des personnels
Ø Conduire les entretiens professionnels
Ø Évaluer les personnels
2-7 Gestion de la formation
Ø Recenser les besoins de formation
Ø Prioriser les demandes
Ø Qualifier les actions conformément à la nomenclature en vigueur (T1, T2 ou T3)
Ø Gérer les dispositifs interministériels de formation
Ø Organiser et suivre les stages internes et externes
2-8 Action sociale
Ø Informer le personnel (restauration, logement, communication des heures de permanence de l’assistance sociale)
Ø Signaler les situations difficiles aux assistants sociaux

2-9 Accueil, gestion et évaluation des stagiaires
Ø Organiser l’accueil des stagiaires au regard des conditions matérielles et informatiques
Ø Planifier le parcours de stage
Ø Assurer le suivi des stagiaires
Ø Apprécier et évaluer les stagiaires
1-        Logistique/ Fonctionnement
3-1 Gestion de la conservation et de la sécurité des bâtiments et des équipements
Ø Evaluer les besoins immobiliers
Ø Préparer les demandes budgétaires
Ø Mener les opérations budgétaires selon dotation et rédiger des supports juridiques simples
Ø Suivre les opérations immobilières, de maintenance et les interventions règlementaires
3-2 Prévention et suivi de l’hygiène et de la sécurité
Ø Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels
Ø Répondre aux observations portées sur le registre hygiène et sécurité et les transmettre au comité compétent en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail
3-3 Prévention des risques liés à la sûreté
Ø Signaler tout incident aux correspondants locaux de sûreté
3-4 Gestion de la sécurité informatique
3-5 Gestion et suivi des matériels, équipements, mobiliers et fournitures
3-6 Gestion et conservation des minutes et des archives
3-7 Gestion et conservation des pièces à conviction

4 – budget/marchés publics
4-1 Contrôle de l’activité de la cellule budgétaire d’arrondissement
4-2 Elaboration des demandes budgétaires, exécution et suivi budgétaire de l’arrondissement
4-3 Exécution et suivi des marchés publics

Activités spécifiques

5-       Droit/ Procédure
5-1 Vérification des dépens
5-2 Réception d’actes
5-2    Suivi de l’actualité législative et réglementaire nationale, européenne et internationale
5-4 Recherche et assistance à la collecte d’informati

Connaissances

Circuits administratifs
Variables selon les fonctions occupées
Applicatifs métiers
Droit civil et procédure civile
Droit pénal et procédure pénale
Droit du travail
Procédure prud’homale
Outils de communication
Règlementation hygiène, sécurité et conditions de travail
Règlementation des marchés publics
Règles budgétaires et comptables
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Techniques managériales

Savoir-faire

Être autonome
Être loyal
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Être réactif
Faire preuve de discrétion
Avoir une aisance relationnelle
Faire preuve de disponibilité
Faire preuve de pédagogie
Faire preuve de polyvalence
Savoir anticiper
Faire preuve de rigueur
 

Savoir-être
 
Maîtriser les nouvelles technologie
Savoir travailler en équipe
Analyse des tableaux de bords et statistiques
Animer une réunion
Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Assurer une veille juridique
Conduire des entretiens
Conduire un projet
Dégager des objectifs et des priorités
Déléguer
Encadrer, animer une équipe
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques de communication

1 PV

Groupe IFSE: 3

Soumis à un entretien

Nombre d’agents à encadrer (variable selon personnels à encadrer)

✔    10 A                         ✔      27 B                             ✔      25      et personnels contractuel courte et longue durée      ☐ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale              ☐  Oui        ✔   Non                           

Composition et effectifs du service

L’effectif de greffe titulaires et contractuels localisé à la circulaire de localisation des emplois comprend 64 personnels dont 13 agents de catégorie A, 27 personnels de catégorie B, 23 personnels de catégorie C bureau et 2 adjoints techniques.

Votre hiérarchie

Le directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers

Les chefs de juridiction, le service administratif régional, les auxiliaires de justice, les représentants du personnels, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les services de l’Etat et les collectivités territoriales les usagers du service public ; les entreprises ou intervenants extérieurs ; les partenaires institutionnels