Secrétaire pédagogique

Bordeaux INP est un Établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d’un grand établissement. Fédérateur des écoles d’ingénieurs en Nouvelle-Aquitaine, il propose une offre de formation scientifique et technique de haut niveau adossée à une recherche d’excellence et à une forte capacité à produire et à transférer l’innovation. Bordeaux INP regroupe 6 écoles d'ingénieurs publiques, une classe préparatoire intégrée « La Prépa des INP » et un incubateur étudiant « INPulse ».

L’ENSEIRB-MATMECA est l’une des 6 écoles d’ingénieurs de Bordeaux INP. Elle compte près de 1200 étudiants, 90 personnels enseignants et enseignants-chercheurs, 25 personnels administratifs et techniques. Pour assurer ses missions, l’école s’appuie sur plus de 190 personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, personnels administratifs et techniques) et près de 400 vacataires issus du monde académique et industriel.

Sous la responsabilité du Directeur du Département Informatique, vous travaillez :

• Au sein d'un service rassemblant 300 élèves-ingénieurs, 24 enseignants-chercheurs, 50 vacataires extérieurs issus du milieu académique ou industriel ;
• En interaction avec d'autres services administratifs : scolarité (préparation de jury, vérification des notes, suivi des inscriptions des élèves), relations internationales (suivi des mobilités), service statistiques (devenir des élèves, enquête évaluation des enseignements), financier (gestion de mission, suivi budget, demande d'achats), formation continue (VAE, contrats pros) ;
• En interaction avec des entreprises et prestataires extérieurs.

Dans le cadre de vos missions, vous :

• Assurez la coordination et la réalisation des activités administratives du Département Informatique ;
• Assurez l'accueil physique et téléphonique des différents acteurs du Département, les informez et les accompagnez dans leurs démarches ;
• Assurez l'interface entre les différents acteurs ;
• Organisez, alimentez et mettez à jour les structures d'enseignement et l'arborescence des groupes d'étudiants sous ADE (logiciel d'emploi du temps), en lien avec le syllabus ;
• Organisez, alimentez et mettez à jour les emplois du temps (1A, 2A et 6 options de 3A), en collaboration avec les responsables d'année et d’options et le service scolarité pour la gestion des examens ;
• Déclarez et mettez à jour les services d'enseignements des enseignants permanents et des vacataires en conformité avec les emplois du temps ;
• Informez et accompagnez les intervenants extérieurs dans la constitution de leur dossier administratif et en vérifiez la conformité et coordonnez les aspects logistiques liés à leurs enseignements (prêt de matériel, récupération de fichiers et demande d'impression de polycopiés) ;
• Assurez la circulation de l'information en interne et en externe : rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion de département (3 par an), mise à jour de l'intranet du département ;
• Assurez la coordination et la réalisation des activités administratives pour la prise en charge des membres des comités de sélection ;
• Réalisez des tableaux de bord de suivi des élèves, produisez des statistiques d'absence ;
• Coordonnez les aspects logistiques des différentes manifestations du Département : soutenances de stages 2A, PFE, projets 1A et 2A, etc…

Compétences opérationnelles

• Maîtrise des techniques de communication et d'accueil téléphonique et physique ;
• Maîtrise des outils bureautiques pour l’élaboration de documents (Word, Excel, Powerpoint), de logiciels spécifiques à l’activité et internet ;
• Application des règles et des procédures.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et de la gestion du temps ;
• Capacité à rendre compte, rigueur et réactivité ;
• Travail en équipe et sens du relationnel.

CDD de 3 mois