Assistant administratif F/H

Il y a 2 jours

Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France Supbiotech Temps partiel 12 500 € - 14 000 € Contrat

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Dans le cadre de son développement, l’école recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour son cursus Ingénieur à LYON. Le poste est à pourvoir à mi-temps. Les principales missions confiées, en collaboration et sous supervision de la responsable des affaires administratives du parcours ingénieur, seront les suivantes : Missions principales : Au sein de l'école, l'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative et le suivi des étudiants tout au long de leur parcours. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service scolarité en garantissant la qualité des informations et le respect des procédures administratives. Organisation pédagogique :
* Participer à la préparation logistique des rentrées et événements pédagogiques.
* Participer à la gestion des emplois du temps et à leur diffusion ainsi qu'à la réservation des salles de cours (Excel + logiciel interne).
* Faciliter les conditions logistiques des intervenants (installation des salles, vidéoprojecteurs, ordinateurs). Si nécessaire, formation des intervenants à l’utilisation des outils pédagogiques (Office 365, dont Teams + plateforme pédagogique, LMS « Moodle »).
* Assurer le lien avec les étudiants et les différents services de l'école (service des relations entreprises, service des relations internationales,etc).
* Maintenir, en roulement avec l’équipe, une présence administrative pendant les heures d’ouverture de l’école. Gestion administrative des étudiants et suivi de scolarité :
* Gérer les dossiers étudiants : contrôler la conformité des pièces administratives et relancer les étudiants si nécessaire.
* Editer de documents à l’attention des élèves ou enseignants (suivi de la scolarité des élèves, relevés de notes, bulletins, lettres d’avertissement, convocations …).
* Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des élèves, intervenants et visiteurs.
* Répondre aux demandes d’information relatives aux cursus et à la vie académique.
* Assurer le suivi des absences et des justificatifs et alerter la direction en cas d’insuffisances de certains élèves.
* Contribuer à la préparation des conseils de classe. Organisation des examens :
* Participer à la préparation administrative des sessions d’examens.
* Préparer les feuilles d’émargement, la répartition des élèves dans les salles et les documents d’épreuve.
* Assurer le suivi administratif des résultats (traitement des notes à l'aide d'un logiciel interne).
* Veiller au respect des procédures et du règlement interne. Gestion administrative du service
* Mettre à jour les tableaux de suivi.
* Rédiger des documents internes au service : compte-rendu de réunions…
* Participer à la gestion des fournitures et du matériel pédagogique.
* Contribuer à l’amélioration des processus du service scolarité.
* Si nécessaire, participation aux Journées Portes Ouvertes et autres événements internes de l’école. Les tâches décrites ci-dessus peuvent être amenées à évoluer en fonction du développement de l’école.

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