Assistant(e) Office Management — Alternance
Il y a 7 jours
Paris, Ile-de-France
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🎯 Votre mission
Vous rejoignez la HR & Office Manager en tant qu'assistant(e), avec un objectif clair : lui permettre de se concentrer sur les sujets à forte valeur ajoutée en prenant en charge, en autonomie, la gestion quotidienne du bureau et le support opérationnel aux équipes.
Concrètement, vous serez amené(e) à :
Office Management & Opérations
Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
Suivre les contrats fournisseurs (alertes d'échéances, reconduction tacite)
Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau
Support RH / Administration du personnel
Organiser la logistique de l'onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
Classer et archiver les dossiers salariés
Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance
Support Comptabilité / Finance
Saisir et suivre les factures fournisseurs
Rapprocher les notes de frais
Support transverse
Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies
Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent
Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l'aise avec les outils de gestion administrative
À l'aise avec les outils d'IA (ChatGPT, Claude...) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité
Une première expérience ou un intérêt pour l'administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus
Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus
Anglais professionnel apprécié (environnement international)
Les qualités humaines recherchées:
Confidentialité et discrétion à toute épreuve
Esprit pragmatique et orienté solutions
Sérieux et fiabilité dans l'exécution des tâches
Vivacité d'esprit et réactivité face aux imprévus
Force de proposition
Sens du service et bon relationnel
Premier échange en visio — on fait connaissance, on parle de votre parcours et du poste
Cas pratique — une mise en situation concrète pour voir comment vous raisonnez sur des cas du quotidien du poste
Débrief en physique — rencontre avec la HR & Office Manager et un(e) Senior de l'équipe, dans nos locaux
Décision — retour rapide, dans un sens comme dans l'autre