Ecole d’Assas – Responsable administratif des stages F/H CDI

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs. L’école d’Assas Santé forme depuis près de 90 ans des professionnels de santé et de la rééducation. Répartie sur deux campus, à Paris 15éme et à Saint-Quentin-en-Yvelines, elle propose des formations diplômantes en kinésithérapie, ergothérapie, pédicurie-podologie et imagerie médicale, en s’appuyant sur une pédagogie professionnalisante et un vaste réseau de stages. Dans le cadre d’un ajustement de fonction, nous recrutons pour le site de Paris dans le 15éme arrondissement un Responsable administratif des stages H/F en CDI. Sous la responsabilité de la Direction pédagogique, le Responsable administratif des stages a en charge la gestion, la coordination et le suivi administratif et réglementaire des stages des étudiants en kinésithérapie en lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives et les structures d’accueil. Gestion administrative des stages et accompagnement des étudiants :
- Assurer le suivi complet d’environ 600 étudiants et 1 000 dossiers de stage par an ;
- Garantir la vérification des conventions de stage, avenants et pièces obligatoires ;
- Contrôler leur conformité réglementaire (durée, gratification, assurances, missions) ;
- Piloter de A à Z le processus de signature des conventions de stage, depuis leur préparation jusqu’à leur finalisation, en garantissant le respect des délais et la conformité des documents ;
- Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires auprès des étudiants et des structures d’accueil ;
- Informer les étudiants sur les procédures de stage ;
- Accompagner les étudiants dans la constitution de leurs dossiers (information sur les pièces à fournir, vérification de la conformité des documents, suivi des échéances, relances en cas de dossier incomplet …) ;
- Gérer les situations particulières (ruptures de stage, prolongations, difficultés rencontrées en stage, …) ;
- Répondre à leurs demandes administratives et réglementaires. Coordination avec les équipes pédagogiques et administratives :
- Transmettre les informations essentielles et pertinentes aux responsables de formation ;
- Suivre les validations pédagogiques liées aux stages ;
- Suivre les absences et certificats médicaux, alerter les interlocuteurs concernés en cas de situation nécessitant un suivi particulier ;
- Suivre les affectations employeurs et les stages hors employeur ;
- Gérer les affectations des étudiants en mobilité Erasmus. Relations avec les structures d’accueil
- Assurer les échanges avec les tuteurs professionnels ;
- Répondre aux demandes administratives des structures (DRH, bureaux des stages…) ;
- Suivre les plannings d’affectation, les conventions et les éventuels documents manquants ;
- Participer à la recherche et à l’identification de nouveaux terrains de stage, en lien avec les besoins des promotions et les capacités d’accueil des structures. *NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’Institut.*Issu(e) d’une formation supérieure (Bac +2 à Bac +5) en gestion administrative, ressources humaines, formation ou domaine équivalent, vous justifiez d’une expérience réussie dans la gestion de dispositifs de formation, de stages ou de scolarité. Vous avez idéalement évolué dans un environnement de type établissement d’enseignement supérieur, organisme de formation ou CFA, vous permettant de maîtriser les enjeux pédagogiques et administratifs liés aux parcours étudiants. Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et d’une certaine agilité, vous permettant de gérer des dossiers complexes et des volumes importants.  Votre capacité à interagir et vous coordonner avec des interlocuteurs variés (étudiants, équipes internes, partenaires externes) ainsi que votre sens du service seront essentiels pour réussir à ce poste. Savoir-faire
- Assurer la gestion administrative d’un volume important de dossiers en garantissant leur fiabilité, leur conformité et leur suivi
- Organiser et prioriser son activité dans un environnement impliquant de multiples interlocuteurs et des échéances simultanées
- Veiller au respect des délais, des procédures et du cadre réglementaire applicable, et en assurer la bonne application auprès des parties prenantes
- Communiquer de manière claire, précise et professionnelle, à l’écrit comme à l’oral, y compris dans la gestion de situations complexes ou sensibles (ruptures de stage, difficultés terrain, …)
- Maîtriser les outils numériques et les logiciels de gestion, et s’adapter rapidement à l’évolution des pratiques et des systèmes d’information Savoir être
- Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation, de rigueur et d’attention aux détails dans le traitement des dossiers
- Travailler de manière autonome tout en assumant pleinement ses responsabilités et en rendant compte de son activité
- Développer des relations de qualité avec des interlocuteurs variés grâce à son sens du service, son écoute et sa pédagogie
- Faire preuve de diplomatie et de discernement dans l’accompagnement des étudiants et la gestion des situations délicates
- Respecter strictement les règles de confidentialité et faire preuve de discrétion dans le traitement des informations
- S’adapter avec réactivité aux évolutions de l’environnement de travail, des procédures et des outils Modalités & Avantages 🔍
- Technicien 39h
- CCN Enseignement Privé Indépendant
- Des tickets restaurants (10€/jour travaillé. Prise en charge 60% par l’employeur)
- Forfait mobilité durable (58,33€/mois)
- Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)
- Poste basé à Paris 15ème👉Entretien en présentiel avec la Responsable Recrutement et la Responsable administrative des stages 👉Entretien avec la Directrice de l’Institut en Kinésithérapie