Gestionnaire administratif des instances métropolitaines H/F

il y a 4 semaines

Nice, France METROPOLE NICE COTE D AZUR Temps plein

Contexte du recrutement et définition de poste

La Direction des Assemblées assure la préparation et la gestion des instances Municipales et Métropolitaines en lien avec les services instructeurs mais également avec la Direction Générale et le Cabinet du Maire/Président.

Elle gère aussi l’après-séance et est également chargée des procédures de publication des actes.

En qualité de Gestionnaire administratif des instances métropolitaines, vos missions principales seront :

Instances métropolitaines (70%) :

* Le contrôle formel des documents et des procédures :

- Vous procéderez à la relecture active et vous corrigerez les projets de délibérations (avant séance).

- Vous mettrez en forme les notes de synthèse.

- Vous préparerez les actes indispensables à la tenue des séances (constitution des dossiers, feuilles de présence, convocations).

- Vous consignerez les résultats des votes et du présentéisme des élus.

- Vous gérerez les procurations et vérifierez les feuilles d’émargement.

- Vous rédigerez et relirez les comptes-rendus.

- Vous mettrez en signature puis télétransmettrez en Préfecture les délibérations (après séance).

* La constitution et la mise à jour des dossiers :

- Vous établirez les dossiers pour les commissions préparatoires au Conseil Métropolitain.

- Vous préparerez les dossiers de séances.

- Vous tiendrez à jour le répertoire sur les restrictions de vote.

* La participation aux commissions et aux séances du Conseil Métropolitain :

- Vous réaliserez les comptes-rendus des commissions et vérifierez les feuilles d’émargement.

- Vous serez en charge de la gestion du temps de parole en séance.

* L’utilisation quotidienne des logiciels dédiés aux instances, à savoir :

- OXYAD pour la préparation et le traitement des instances.

- STELA pour la télétransmission des actes en Préfecture.

- Les applications « affichage NCA » et « recueil des actes administratifs ».

- Le site des élus NCA pour mise à jour régulière.

- La gestion des messageries génériques « affichage légal NCA », « recueil NCA » et « instances NCA ».

* La diffusion, le publipostage et la reprographie des dossiers :

- Vous serez en charge de la reprographie des dossiers de séance à destination des élus.

- Vous pourrez être amené à effectuer des publipostages.

- Vous enverrez par voie dématérialisée en Préfecture les décisions.

- Vous mettrez en signature les pièces annexées aux délibérations.

- Vous élaborerez le registre des délibérations et le transmettrez aux ateliers du livre pour reliure.

Publications légales (20%) :

- Vous enregistrerez les actes dans le logiciel dédié.

- Vous préparerez les attestations et les certificats d’affichage.

- Vous transmettrez les actes aux services demandeurs.

- Vous archiverez les dossiers.

Recueil des actes administratifs (10%) :

- Vous établirez un recueil mensuel.

- Vous saisirez les données composant le recueil.

- Vous transmettrez ce recueil aux communes membres de la Métropole.

Conditions de travail :

- Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).

- NBI : NON.

- RIFSEEP : 5.

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT).

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la Filière Administrative.

Expérience : expérience souhaitée sur un poste équivalent.

Domaine de diplôme : niveau Baccalauréat.

Compétences :

- Vous disposez de connaissances dans les deux administrations (Ville de Nice et NCA) ainsi que les règles institutionnelles.

- Vous maîtrisez parfaitement l’orthographe, la syntaxe et la grammaire.

- Vous vous conformez aux procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses.

- Vous maintenez une attention constante et vigilante.

- Vous respectez la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.

- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d’exécution.

- Vous savez utiliser les logiciels standards (Word, Excel, Outlook).

- Vous possédez des qualités rédactionnelles.

Qualités recherchées :

- Vous êtes méthodique, organisé et rigoureux.

- Vous êtes rapide dans l’exécution de vos tâches.

- Vous êtes polyvalent et disponible.

- Vous êtes capable de travailler en équipe.

- Vous êtes capable d’analyse et de synthèse.

- Vous possédez un bon sens relationnel et vous êtes diplomate.



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