Chargé de mission Office Management

Date de publication: 23 avr. 2024 Lieu: Saint Denis Métier: Organisation d’événements hors compétitions Type de contrat: CDD

Chargé de mission Office Management (H/F) - à pourvoir en juin

Description:

Localisation: Saint Denis 

Paris 2024, c’est une équipe de plus d’un millier de collaborateurs passionnés qui ensemble, s’apprêtent à offrir au monde entier le plus grand événement jamais organisé en France : Les Jeux Olympiques et Paralympiques.

Être un collaborateur de Paris 2024 c’est partager une aventure humaine unique.

C’est l’opportunité de développer ses compétences comme nulle part ailleurs pour un projet rapide, challengeant et sur le devant de la scène. C’est un véritable accélérateur de carrière.

C’est chaque jour s’approcher du but et se challenger pour donner le meilleur : Partage, Exigence, Créativité.

CONTEXTE

Dans le respect du contrat de ville hôte, signé par le Comité International Olympique (CIO), la Ville de Paris et le Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF), Paris 2024 est notamment chargé de : 

Planifier, organiser, financer et livrer les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024, ainsi que les événements associés ;  Promouvoir les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 en France et à l'international ;  Participer aux actions visant à assurer la durabilité des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 ;  Contribuer à maximiser l'impact positif et l'héritage des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. 

Ces missions s’inscrivent en cohérence avec la vision de Paris 2024, dont les grandes tendances sont : une conviction forte que le sport peut jouer un rôle clé dans notre société, une volonté de rupture, de créativité, et de durabilité. Le caractère inclusif et intergénérationnel des Jeux de Paris. Leur capacité à agir comme un trait d’union, empreint d’ouverture et de partage. 

MISSIONS DU VILLAGE OFFICE 

L’ensemble des équipes VILLAGE et les différentes équipes issues des Domaines Fonctionnels (FA) ont emménagé en début d’année 2024 dans les locaux de la Cité du Cinéma au sein même du futur Village Olympique et Paralympique. 

Au sein de ces nouveaux locaux, les équipes Village Office ont pour mission de mettre à disposition des équipes de Paris 2024 l’ensemble des espaces et outils de travail nécessaires à leur efficacité opérationnelle, dans des conditions de performance économique optimales, en privilégiant l’innovation, l’inclusion et l’excellence environnementale. 

Le périmètre de responsabilité recouvre l’ensemble des services : sécurité-sureté, exploitation maintenance, travaux, accueil, intégration des nouveaux arrivants, restauration, déménagements internes, space planning, mobilier, courrier, signalétique, évènements, gestion meeting room.

L’équipe Village Office travaille en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines et la direction de la technologie et des systèmes d’information.

Dans un contexte de très forte croissance de Paris 2024, les services Village Office exercent leur mission dans une exigence continue d’adaptabilité et d’anticipation, avec une très haute qualité de service et de réactivité.

MISSIONS ET RESPONSABILITES

Le Village Office passe un grand nombre de commandes et travaillent avec de nombreux fournisseurs. Ils assurent la gestion de leur fonction dans un souci d’optimisation des coûts.

Les équipes du Village Office ont pour finalité de régler les problèmes sur site avant qu’ils soient remontés par les collaborateurs. 

Sous la responsabilité du Responsable Village Office, le chargé de mission Village Office assurera le soutien opérationnel des services généraux du village et aura pour principales missions : 

Suivi du stock des fournitures et des consommables afin de soumettre les demandes d’achat à l’office manager dans l’objectif d’optimiser les commandes Gestion quotidienne des espaces communs et des outils de travail : ouverture des portes, clean des espaces d’impression, check des espaces cafétéria et des open-spaces …  Relais sur site et à distance de l’office manager, capacité à reporter et à communiquer à bon escient Assistance auprès des collaborateurs pour la mise en place de la Fleet  Permanence du bureau des services généraux  Gestion de la correspondance et du courrier, des salles de réunion : équipement, fournitures etc.  Organisation des Onboarding pour les nouveaux arrivants  Support des collaborateurs lors de la phase d’emménagement et déménagement Support administratif aux nouveaux arrivants Participation aux réunions des assistantes de direction : Revue des pb rencontrés, remontée du non-respect des process, proposer des ajustements de process, etc. 

Dans le cadre de sa mission, le Chargé de mission Village Office sera amené à apporter son soutien aux travaux des équipes Admin & Planning, principalement sur la coordination des Volontaires. En effet, l’ensemble des Volontaires du site du Village transiteront par le VMO. 

COMPETENCES

Expérience dans un environnement évenementiel souhaitée Fort esprit d’équipe, capacité à fédérer, disponibilité et sens du service  Très fort sens de la confidentialité  Professionnalisme, réactivité/proactivité, dynamisme  Capacité à s’adapter et à évoluer dans un environnement mouvant et exigent  Respect de la confidentialité, capacité à remonter les infos  Très bonne maitrise de pack office  Anglais courant 

Rejoindre Paris 2024 c’est rejoindre une équipe guidée par des valeurs fortes :

Le Partage : C’est l’ambition de faire avec les autres ;

La Créativité : C’est l’ambition de faire différemment, de rendre possible l’impossible, être audacieux ;

L'Exigence : C’est l’ambition de faire toujours mieux.

Pour Paris 2024, la diversité est une richesse . C’est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Si vous faites partie d’une grande entreprise vous pouvez être, avec l’accord votre employeur, mis à disposition de Paris 2024 pour des missions variées tout en restant salarié de votre entreprise.

Ou peut-être êtes-vous éligible au congé sabbatique ?

Votre candidature sera étudiée par l'équipe recrutement de Paris 2024 avec le soutien de Randstad, Supporteur Officiel.

Chargé de mission Office Management (H/F) - à pourvoir en juin

Date de publication: 23 avr. 2024 Lieu: Saint Denis Métier: Organisation d’événements hors compétitions Type de contrat: CDD Description:

Localisation: Saint Denis 

Paris 2024, c’est une équipe de plus d’un millier de collaborateurs passionnés qui ensemble, s’apprêtent à offrir au monde entier le plus grand événement jamais organisé en France : Les Jeux Olympiques et Paralympiques.

Être un collaborateur de Paris 2024 c’est partager une aventure humaine unique.

C’est l’opportunité de développer ses compétences comme nulle part ailleurs pour un projet rapide, challengeant et sur le devant de la scène. C’est un véritable accélérateur de carrière.

C’est chaque jour s’approcher du but et se challenger pour donner le meilleur : Partage, Exigence, Créativité.

CONTEXTE

Dans le respect du contrat de ville hôte, signé par le Comité International Olympique (CIO), la Ville de Paris et le Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF), Paris 2024 est notamment chargé de : 

Planifier, organiser, financer et livrer les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024, ainsi que les événements associés ;  Promouvoir les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 en France et à l'international ;  Participer aux actions visant à assurer la durabilité des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 ;  Contribuer à maximiser l'impact positif et l'héritage des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. 

Ces missions s’inscrivent en cohérence avec la vision de Paris 2024, dont les grandes tendances sont : une conviction forte que le sport peut jouer un rôle clé dans notre société, une volonté de rupture, de créativité, et de durabilité. Le caractère inclusif et intergénérationnel des Jeux de Paris. Leur capacité à agir comme un trait d’union, empreint d’ouverture et de partage. 

MISSIONS DU VILLAGE OFFICE 

L’ensemble des équipes VILLAGE et les différentes équipes issues des Domaines Fonctionnels (FA) ont emménagé en début d’année 2024 dans les locaux de la Cité du Cinéma au sein même du futur Village Olympique et Paralympique. 

Au sein de ces nouveaux locaux, les équipes Village Office ont pour mission de mettre à disposition des équipes de Paris 2024 l’ensemble des espaces et outils de travail nécessaires à leur efficacité opérationnelle, dans des conditions de performance économique optimales, en privilégiant l’innovation, l’inclusion et l’excellence environnementale. 

Le périmètre de responsabilité recouvre l’ensemble des services : sécurité-sureté, exploitation maintenance, travaux, accueil, intégration des nouveaux arrivants, restauration, déménagements internes, space planning, mobilier, courrier, signalétique, évènements, gestion meeting room.

L’équipe Village Office travaille en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines et la direction de la technologie et des systèmes d’information.

Dans un contexte de très forte croissance de Paris 2024, les services Village Office exercent leur mission dans une exigence continue d’adaptabilité et d’anticipation, avec une très haute qualité de service et de réactivité.

MISSIONS ET RESPONSABILITES

Le Village Office passe un grand nombre de commandes et travaillent avec de nombreux fournisseurs. Ils assurent la gestion de leur fonction dans un souci d’optimisation des coûts.

Les équipes du Village Office ont pour finalité de régler les problèmes sur site avant qu’ils soient remontés par les collaborateurs. 

Sous la responsabilité du Responsable Village Office, le chargé de mission Village Office assurera le soutien opérationnel des services généraux du village et aura pour principales missions : 

Suivi du stock des fournitures et des consommables afin de soumettre les demandes d’achat à l’office manager dans l’objectif d’optimiser les commandes Gestion quotidienne des espaces communs et des outils de travail : ouverture des portes, clean des espaces d’impression, check des espaces cafétéria et des open-spaces …  Relais sur site et à distance de l’office manager, capacité à reporter et à communiquer à bon escient Assistance auprès des collaborateurs pour la mise en place de la Fleet  Permanence du bureau des services généraux  Gestion de la correspondance et du courrier, des salles de réunion : équipement, fournitures etc.  Organisation des Onboarding pour les nouveaux arrivants  Support des collaborateurs lors de la phase d’emménagement et déménagement Support administratif aux nouveaux arrivants Participation aux réunions des assistantes de direction : Revue des pb rencontrés, remontée du non-respect des process, proposer des ajustements de process, etc. 

Dans le cadre de sa mission, le Chargé de mission Village Office sera amené à apporter son soutien aux travaux des équipes Admin & Planning, principalement sur la coordination des Volontaires. En effet, l’ensemble des Volontaires du site du Village transiteront par le VMO. 

COMPETENCES

Expérience dans un environnement évenementiel souhaitée Fort esprit d’équipe, capacité à fédérer, disponibilité et sens du service  Très fort sens de la confidentialité  Professionnalisme, réactivité/proactivité, dynamisme  Capacité à s’adapter et à évoluer dans un environnement mouvant et exigent  Respect de la confidentialité, capacité à remonter les infos  Très bonne maitrise de pack office  Anglais courant 

Rejoindre Paris 2024 c’est rejoindre une équipe guidée par des valeurs fortes :

Le Partage : C’est l’ambition de faire avec les autres ;

La Créativité : C’est l’ambition de faire différemment, de rendre possible l’impossible, être audacieux ;

L'Exigence : C’est l’ambition de faire toujours mieux.

Pour Paris 2024, la diversité est une richesse . C’est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Si vous faites partie d’une grande entreprise vous pouvez être, avec l’accord votre employeur, mis à disposition de Paris 2024 pour des missions variées tout en restant salarié de votre entreprise.

Ou peut-être êtes-vous éligible au congé sabbatique ?

Votre candidature sera étudiée par l'équipe recrutement de Paris 2024 avec le soutien de Randstad, Supporteur Officiel.

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