Assistant-e de direction F/H

il y a 3 semaines

Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein
L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).


Description du poste

La direction des bâtiments a pour mission la gestion des travaux neufs, d’aménagement et d’entretien du patrimoinebâti ainsi que la gestion et le respect des normes d’hygiène et de sécurité.
 Elle assure également la gestion des consommations de fluides, dans une logique de prestataire pour le compte des autres directions de la ville.
Le patrimoine représente plus de 320 bâtiments, composé de bâtiments administratifs, de locaux d’enseignements,sociaux culturels, et de bâtiments à caractère sportifs.

MISSIONS PRINCIPALES:

Placé sous l’autorité du directeur-trice des Bâtiments, vous aurez à apporter une aide permanente au directeur-trice des bâtiments en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication,
 d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

ACTIVITES:

  • Organisation de la vie professionnelle du directeur-trice
  •  Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec
    l’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions :

 

  • Recherche et diffusion d'informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution 
  • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Gestion du courrier
  •  Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, Suivi des projets et activités de la direction
  • Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
  • Accueil téléphonique et physique au secrétariat en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence),filtrer, rediriger, transmettre
  • Organisation et planification des réunions
  •  Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
  • Organiser le traitement et la diffusion des informations
  • Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier)  et de l’archivage.
  • Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
  • Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
  • Assurer les tâches de secrétariat
  • Gestion de l’agenda et des priorités
  • Gestion des flux de documents entrant et sortant
  • Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
  • Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation
    PowerPoint, ...)
  • Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
  •  Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services
    concernés.

COMPETENCES SOUHAITEES:

  • Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
  •  Organisation de la collectivité
  •  Fonctionnement des services de la collectivité
  •  Contexte et enjeux de la collectivité
  •  Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  •  Notions de comptabilité analytique
  •  Missions du service
  •  Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  •  Fonctionnement et rôle des autres collectivités
  •  Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
  •  Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
  •  Tableaux de bord et outils de planification et suivi
  •  Standard téléphonique, annuaire internet
  •  Annuaire de la collectivité et des partenaires
  •  Principes rédactionnels de la note de synthèse
  •  Principes rédactionnels du compte rendu

CONDITIONS D’EXERCICE :

  • Travail en bureau
  • Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction et de la demande de la personne qu'il assiste
  • Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, auprès desquels il travaille
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

RELATIONS FONCTIONNELLES :

  • Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste
  • Relations ponctuelles avec les services
  • Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
  • Relations éventuelles avec la population

CYCLE DE TRAVAIL :
1 607h annuel
Un roulement entre collègue est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires
d’ouverture.
Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences.
L’espace de travail sera dans un bureau partagé.
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne
marche et la continuité de la direction.


Profil recherché

SAVOIR FAIRE:

Maitrise orale et écrite de la langue français

Capacité à évaluer l’urgence d’une demande

Gestion des situations délicate

QUALITE:

Rigueur, autonomie

Sens de l’organisation

Diplomaties

 Sens du relationnonel et du travail en équipe

Force de proposition

 Disponibilité

Qualité de réserve

CONNAISSANCES:

Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

Connaissance de l’environnement des collectivités territoriale.

 Connaissances en comptabilité

Connaissances en ressources humaines

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France ERTP Temps plein

    **Assistant de Direction (H/F)** Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle clé en soutenant efficacement la direction de l'entreprise. Vous serez responsable d'assurer le bon fonctionnement du bureau et d'apporter un soutien administratif essentiel. **Responsabilités**: - Gestion des tâches administratives quotidiennes du...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France Centre hospitalier intercommunal André Grégoire Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) de Direction (h/f) **CONTRAT** CDD; CDI; Mutation; Vacation; Détachement **DESCRIPTIF** Organiser pour la direction des soins la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ainsi que le suivi des...

  • Assistant(E) de Direction Et Ressources Humaines

    il y a 2 semaines

    Montreuil, France AEF Temps plein

    **A E F** Association d’Entraide Francilienne Septembre 2024 **Catégorie : Assistant de Direction RH** **Assistant(e) de Direction - RH** L’AEF, Association d’Entraide Francilienne, œuvre pour la protection des enfants et des jeunes en danger moral ou physique. Elle compte 90 collaborateurs et est basée à Montreuil (Seine-Saint-Denis). Elle...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France EPABR Temps plein

    _L’UGECAM Ile de France, organisme de l’Assurance Maladie, est un important acteur régional de rééducation-réadaptation fonctionnelle et professionnelle. Il gère 18 établissements sanitaires et médico-sociaux répartis sur l’ensemble du territoire Francilien dont _**l’Espace Pédiatrique Alice Blum Ribes (EPABR) **_prenant en charge des_...

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 2 semaines

    Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    Description du PosteLa Ville de Montreuil recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre son équipe. En tant que membre de l'équipe de direction, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif et technique à l'équipe de direction.Missions PrincipalesOrganisation de la vie professionnelle du directeur/triceAssurer la fonction...

  • Assistant de Direction

    Il y a 4 mois

    Montreuil, France DEFITECHNOLOGY Temps plein

    Réf. : NK - Pour imprimer une page :_ - Ctrl_ - +_ - P_ - _ **Secteur**: Tertiaire _(banque, assurance, finance)_ **Fonction**: Adjoint de direction / Secrétaire générale **Type de contrat**: Intérim **Durée**: 18 mois **Localisation**: 93100 Montreuil **Société**: **DEFITECHNOLOGY**: Defitechnology est à la recherche d'un (e) assistant de...

  • Assistant de direction

    il y a 5 jours

    Montreuil, Île-de-France Fondation Oeuvre de la Croix Saint-Simon Temps plein

    Offre de poste : Assistant de directionBienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon, un acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux.Nous sommes à la recherche d'un Assistant de direction pour rejoindre notre équipe.Missions principalesOrganiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités et de...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Assistant(E) de Direction Secrétaire Technique

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France Federation des travailleurs de la metallurgie CGT Temps plein

    **Responsibilities**: - Gérer les agendas et les calendriers des dirigeants. - Organiser des réunions et des événements. - Gérer les communications entrantes et sortantes. - Gérer les demandes de renseignements et les plaintes des clients. - Préparer des documents, des rapports et des présentations. - Fournir un soutien administratif aux...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France Ville de Montreuil Temps plein

    **L'entreprise** Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se...

  • Assistant de Direction

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France URSSAF ILE-DE-FRANCE Temps plein

    **Assistant de Direction H/F**: - CDD - Montreuil - 2 026 € par mois - NIVEAU 5A - NVHADD86511 **URSSAF ILE-DE-FRANCE**: L'Urssaf, via la collecte des cotisations et contributions sociales, permet le financement des prestations de la Sécurité Sociale (remboursement des frais médicaux, allocations familiales et aide au logement, pension de retraite,...

  • Assistant(E) de Direction Polyvalente

    il y a 3 semaines

    Montreuil, France ARTEMIS SUCCESS Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe dynamique. MISSIONS: - Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne : traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, organisation des déplacements, suivi des dossiers, etc. - Gestion du personnel, relevés des heures,...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France Fondation Oeuvre de la Croix Saint-Simon Temps plein

    Bienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon. Acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux aux services des personnes vulnérables de la naissance à la fin de vie. L’IFPS Croix Saint-Simon situé à Montreuil, 44 rue Armand Carrel, accueille 450 étudiants, sur 4 filières de formation, infirmière, aide-soignante,...

  • Assistant de direction

    il y a 7 jours

    Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    Description du posteL'entreprise Ville de Montreuil, située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, recherche un Assistant de direction pour rejoindre son équipe.Missions principalesApporter une aide permanente au directeur-trice des Bâtiments en termes d'organisation personnelle, de gestion de communication,...

  • Assistant de Direction

    Il y a 3 mois

    Montreuil, France DOUMER METAL Temps plein

    Nous recherchons un assistant de direction (H/F) motivé pour rejoindre notre équipe à MONTREUIL. En tant qu'assistant de direction, vous serez rattaché à la direction de la société. **RESPONSABILITES** SECRETARIAT - Standard téléphonique - Relève du courrier et distribution - Envoi et rédaction de courriers - Mise à jour dossier Administratif...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 4 mois

    Montreuil, France AFUL-CGT Temps plein

    L’Aful-Cgt, Association Foncière Urbaine Libre, organe de gestion du complexe immobilier de la Bourse Nationale du Travail de la CGT, située à Montreuil, composée de 46 personnes, recherche un(e) Assistant(e) de Direction. En tant qu'assistant(e) de direction, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel aux cogérants...

  • Assistant(e) de Direction Environnement et Cadre de Vie

    il y a 8 heures

    Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    Description du PosteCatégorie : BDirection : Environnement et Cadre de VieMission : Assister le/la directeur(e) dans le fonctionnement administratif de la direction, et assurer le lien entre les services et avec les autres directions.Activités Principales :Assister le directeur(e) dans les prises de RDV, le secrétariat, et le suivi administratif des...

  • Assistant(e) de Direction Environnement et Cadre de Vie

    il y a 2 jours

    Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    Description du posteCatégorie : BDirection : Environnement et Cadre de Vie MISSION : Assister le/la directeur(e) dans le fonctionnement administratif de la direction, et assurer le lien entre les services et avec les autres directions. Suivre les dossiers administratifs, en particulier les courriers et les délibérations.Activités principales :Assister le...

  • Assistant(e) de Direction Environnement et Cadre de Vie

    il y a 4 jours

    Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    Description du PosteCatégorie : BDirection : Environnement et Cadre de VieMissionAssister le/la directeur(e) dans le fonctionnement administratif de la direction, et assurer le lien entre les services et avec les autres directions. Suivre les dossiers administratifs, en particulier les courriers et les délibérations.Activités PrincipalesAssister le...

  • Assistant de direction

    il y a 4 semaines

    Montreuil, France Fondation Oeuvre de la Croix Saint-Simon Temps plein

    Bienvenue au sein de la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon.Acteur majeur dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux aux services des personnes vulnérables de la naissance à la fin de vie. L’IFPS Croix Saint-Simon situé à Montreuil, 44 rue Armand Carrel, accueille 450 étudiants, sur 4 filières de formation, infirmière, aide-soignante,...