Frontdesk Assistant

il y a 4 semaines

Paris, France HILDEGARDE Temps plein
À propos de nous

Fondée en 1981, Paris College of Art (PCA) est une université américaine privée à Paris. La mission de PCA est de fournir une éducation d'excellence en art et en design, au sein d'un cursus américain, tout en s'enrichissant de son environnement français et européen. Nos professeurs, de nationalités très diverses, sont tous des acteurs majeurs du monde de l'art, du design et du management de l'industrie créative en Europe et nos cours sont dispensés en anglais. PCA propose une formation pluridisciplinaire pour des étudiants originaires de 50 pays différents, et délivre les diplômes américains de Bachelor of Fine Arts (BFA) et de niveau Master (MA, MFA). Plus d'information sur www.paris.edu

Mission

Dans un environnement multiculturel dynamique, Paris College of Art recherche un.e Front Desk Assistant / Hôte d'Accueil et Assistant Administratif bilingue anglais H/F (CDD temps plein, horaires de travail 8h-15h30 jusque fin Juin 2024, possibilité de CDI par la suite).

Vous avez pour missions principales :

Tâches Frontdesk :

  • Ouvrir l’école chaque matin,

  • Accueillir et orienter les visiteurs ainsi que les étudiants,

  • Gérer les badges d’accès et les caméras de surveillance,

  • Gérer le courrier de l’école et réceptionner les livraisons,

  • Veiller à la distribution et au retour des clefs des salles de cours en respectant les process établis,

  • Mettre à jour semestriellement le planning de réservation des salles, et les boîtes aux lettres des professeurs

  • Gestion et coordination de l’équipe d’étudiants stagiaires affectés à l’accueil,

  • Recevoir et dispatcher les appels entrants dans l’école,

  • Prendre les mesures d’urgence en cas d’accident ou de maladie d’un étudiant,

  • Assurer la liaison avec le responsable du bâtiment,

  • Veiller au respect du règlement intérieur de l’école.

 

Tâches administratives :

  • Accueillir et renseigner  les futurs étudiants et leurs parents et leur fournir les catalogues et Fiches Contact,       

  • Envoi en express de documents officiels  (programmes d’échanges et Study Abroad avec les universités), de catalogues et courriers divers.

  • Assister les différents services, notamment le département Admissions dans la mise à jour de documents administratifs dans la base de données,

  • Faciliter la communication des informations au sein de l’école,

  • Obtenir des devis et passer les commandes fournitures de bureaux, distribuer les tickets restaurants aux professeurs chaque mois.

Profil

Profil

Pour ce poste, vous disposez des compétences suivantes :

  • Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux, de cultures et de langues étrangères.

  • La maîtrise de l’anglais est impérative pour ce poste, à l’oral comme à l’écrit. (niveau bilingue)

  • Autonomie et gestion des priorités,

  • Sens inné du service,

  • Faire preuve de proactivité par rapport à des situations inattendues,

  • Être courtois(e), discret(e) et doté(e) d’un sens certain de la diplomatie,

  • Maîtrise du « Pack Office »,

  • La connaissance du milieu de l’art est un vrai plus.

Modalités

CDD temps plein, horaires de travail 8h-15h30 jusque fin Juin 2024 (voir mi-juillet selon les besoins), possibilité de CDI par la suite.

Elements complémentaires

Prévoyance, Mutuelle d’entreprise prise en charge à 50%, tickets restaurants à 8€ pris en charge à 60%, 50% Navigo, 6 semaines de congés payés, possibilité de suivre gratuitement 1 à 2 cours par semestre au sein de l’établissement.