Attaché d'administration hospitalière

description du poste

7.1 Périmètre d’intervention

Le périmètre d’intervention du cadre administratif du GRAAL est :

- Le GRAAL

- Le service restauration

7.2 Missions principales

Préparer le planning des procédures des marchés, en assurer la communication et le suivi après validation

Préparer la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel

Rédiger, à l'aide des différents logiciels, les pièces administratives du dossier de consultation en lien avec la cellule juridique et le responsable du GRAAL

Réaliser et suivre la publication de la procédure, répondre aux questions administratives des candidats

Réaliser l'ouverture des plis réceptionnés, initier et coordonner l'analyse des offres afin de débuter les rapports d'analyse des offres

Réaliser l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification)

Rédiger et exécuter les actes administratifs

Réaliser le suivi financier de l'ensemble des marchés

Suivre l’exécution du marché (rédiger les avenants, superviser les révisions des prix, suivre les offres de prix, participer à la résolution des difficultés d'exécution…)

Accompagner la mise en place des nouveaux marchés auprès des adhérents

Suivre l'intégration des nouveaux marchés dans les applications informatiques

Conseiller quant aux procédures à mettre en œuvre

Elaborer des documents juridiques

Mettre en place les réformes des textes applicables à la commande publique

Préparer et participer à l'assemblée générale (calcul des cotisations adhérents, RFA, budget du GRAAL…)

Dynamiser la communication avec les adhérents du groupement

Répondre aux questions des adhérents sur la partie administrative

Participer à la vie du groupement (commissions techniques, salon…)

Réaliser une veille réglementaire sur les marchés publics

Manager l'assistante administrative du GRAAL

Archiver les dossiers GRAAL

Participe aux projets des services GRAAL et restauration

Supplée le responsable du GRAAL en son absence

Suivre des marchés spécifiques (barquettes, pain…)

Création des marchés et des offres de prix dans MAGH2

Gérer les offres de prix spécifiques (chocolats de Noël / Pâques, lait maternel….)

Editer les états nécessaires aux responsables de restauration

Effectuer le contrôle de gestion mensuel (recettes et dépenses)

Contrôler et signer les commandes pour la restauration

Anticiper et suivre la clôture comptable

Suivre les diverses redevances

7.3 Responsabilités hiérarchiques et fonctionnelles :

v Responsabilités hiérarchique et fonctionnelle

Le cadre administratif du GRAAL est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable du GRAAL.

Le cadre administratif du GRAAL est en relation fonctionnelle avec l’assistante administrative du GRAAL et la gestionnaire liquidation de factures.

v Relations fonctionnelles principales

- avec les responsables restauration des deux sites

7.3 Compétences requises pour le poste

v Diplômes – Expérience

- Titulaire d’un diplôme de niveau 6 spécialité droit public ou Attaché d’administration hospitalière (AAH) titulaire

- Justifier d’une expérience sur un poste de complexité équivalente apprécié

v Savoir-faire

- Connaissance de la procédure du code de la commande publique, la connaissance de Marco web et eEpicure serait un plus

- Capacité à manager une équipe

- Analyser les problématiques et contraintes juridiques relatives à la passation et à l'exécution des marchés publics.

- Bonne aptitude à manipuler les outils bureautiques (Word - Excel - Power Point) et les technologies d'information et de communication (TIC)

- Aptitude à accueillir des personnes (accueil physique et téléphonique)

- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité

- Savoir travailler en équipe, échange au quotidien et en concertation avec ses agents, collègues et supérieurs hiérarchiques

v Savoir être :

- Rigueur, sens de l’organisation

- Qualité rédactionnelle

- Sens de la communication, du partage d’information et du travail d’équipe

- Discrétion

- Capacités relationnelles

7.4 Profil du poste

Grade AAH

Forfait jour : 8h de travail effectif/jour + 45mn de pause minimum ; 19 RTT annuels