Assistant Administratif et de Gestion H/F

il y a 2 semaines

Montpellier, France BIOMANITY Temps plein

Bras droit de l'équipe de Direction de la start up Biomanity (effectif prévisionnel 10 personnes en tout), il/elle prend en charge l'ensemble des tâches de gestion. Il/elle assure l'interface entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs de l'entreprise.

Mots clefs : Polyvalence et flexibilité ; Organisation, Planification ; Interface avec l'équipe de direction ; Support de l'ensemble de l'équipe Biomanity

Rattachement hiérarchique

Les 3 dirigeants clés de la start up Biomanity : le PDG (fondateur), le Responsable Développement, Marketing et Communication (fondateur) et le CTIO, dans le contexte d'une direction qui ne sera pas présente en permanence sur le lieu de travail.

Contexte et caractéristiques du poste

L'assistant(e) de gestion exerce une fonction multilatérale, au service de l'équipe de direction et plus largement de toute l'équipe Biomanity, dans un espace de travail partagé (coworking) ou nomade (flex office/télétravail). 

La structure étant petite, l'assistant(e) de gestion est polyvalent(e), flexible, adaptative et assure à la fois des activités d'exécution et des activités en autonomie. Le périmètre des activités et le champ de délégation pourra être important et très variable selon les périodes compte tenu de la culture de l'entreprise et du niveau d'autonomie accordée.

L'usage des nouvelles technologies nécessite vigilance et discipline dans le traitement des informations, l'organisation des process de gestion et la protection des savoir-faire et de la propriété intellectuelle de Biomanity. 

Principales activités

  • Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
  • Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations
  • Exercer un rôle de support : relayer les consignes de l'équipe de direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
  • Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques collectives…).
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de l'équipe dirigeante (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
  • Assurer, en liaison avec l'expert-comptable et le PDG, la bonne gestion des transactions financières et comptables (commandes, comptabilisation des factures, suivi des paiements, obligations déclaratives, suivi de la trésorerie, relations avec les banques.) 
  • Établir ou participer au reporting des activités vis à vis de toutes les parties prenantes de Biomanity y compris : actionnaires, financeurs (ex. : BPI).
  • Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (marketing, communication, site web/réseaux sociaux, présence aux salons professionnels).

Profil

Formation de niveau Bac +2/3 de type : 

  • BTS assistant de gestion PME-PMI - assistant de direction - assistant de manager - comptabilité et gestion.
  • DUT gestion entreprises et administrations - gestion administrative et commerciale.
  • Licence professionnelle gestion PME-PMI - assistant de manager - gestion administrative

Une expérience de 3 ans minimum est requise.

Compétences techniques

  • Maîtrise des outils bureautiques, bases de données, tableurs, logiciel comptable
  • Connaissances en droit du travail, contexte juridique et réglementaire
  • Bonnes connaissances en gestion, comptabilité
  • Connaissance des techniques de rédaction d'un contrat
  • Maîtrise de l'anglais parlé/écrit

Aptitudes professionnelles

  • Esprit d'initiative
  • Polyvalence
  • Qualités relationnelles et sens de l'écoute
  • Capacité d'adaptation
  • Autonomie
  • Discrétion
  • Organisation et rigueur
  • Travail en équipe et mode projet

Rémunération

  • Rémunération annuelle brute proposée comprise entre 30 k€ et 36 k€ selon expérience et profil.
  • Une attribution de stock-options (BSPCE) complétera la rémunération

Lieu de travail et horaires de travail

  • Lieu de travail : Montpellier - Pôle Euromédecine
  • Horaires : 3 jours de travail minimum seront requis au bureau/laboratoire avec la possibilité d'être en télétravail les 2 autres jours de la semaine. Les 2 jours de télétravail ne pourront être à la fois le lundi et le vendredi.

Pour les besoins du service, l'équipe de direction pourra demander une présence au bureau plus importante que 3 jours avec un délai de prévenance d'une semaine.

Date de prise de poste

1er septembre 2024

Contact

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