Office manager

Il y a 6 mois

Beauvais, France S.A. HLM du département de l'Oise Temps plein
L'entreprise

La HLM de l'Oise, membre du groupe Habitat en Région (branche immobilière sociale de la Caisse d'Epargne), est un bailleur présent sur l'ensemble du département de l'Oise. 

Sa raison d'être ? Avec les habitants de l'Oise, agir par le logement social pour construire ensemble une société durable et solidaire.

Som ambition ? S'affirmer comme le bailleur social de proximité qui remet l'humain au coeur.

Ainsi, ses 140 collaborateurs oeuvrent au quotidien pour trouver le logement social adapté à chaque famille et proposer les services permettant une vie confortable dans leur foyer. La HLM de l'Oise loue environ 10200 logements qu'elle entretient et rénove. Aux côtés des collectivés locales, elle programme et pilote des constructions neuves. Elle gère également un parc locatif de 158 locaux d'activités. 

 

Pour préparer le monde de demain et répondre aux futurs enjeux sociétaux, la HLM de l'Oise s'est donc engagée dans une profonde transformation de son organisation et de ses méthodes de travail. Pour cela, dans une démarche de co-construction, elle a défini son projet d'entreprise Osons 2024 autour de 4 axes stratégiques :

  • Osons le client : faire vivre une bonne expérience client,
  • Osons le collectif : faire vivre une aventure humaine et engageante
  • Osons l'utilité sociale : être un acteur du bien-vivre ensemble,
  • Osons le patrimoine : préparer notre patrimoine de demain

et ceci, en osant la digitalisation et le Développement Durable.

 

Dans le cadre de sa politique de recrutement inclusif, la HLM de l'Oise s'engage à assurer une égalité de traitement et de chances aux talents de tous horizons.

Votre Opportunité

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction / Office manager compétent(e) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe de la Direction Habitants et Territoires.

 

Rattaché(e) à la responsable de projet , vous jouez un rôle essentiel en soutenant les activités quotidiennes de la Direction habitants et Territoires. Vous facilitez la communication au sein de la direction, des services de l’entreprise et avec les partenaires externes pour optimiser la gestion administrative et la qualité de service rendus aux habitants.

Véritable soutien de la direction, vous intervenez sur des missions d’assistanat, de gestion et de suivi de la qualité de service et d’organisation des instances de concertation locative.

 

Dans ce  cadre, vous devez :

 

Assurer la gestion et l’organisation administratives de la Direction Habitants & Territoires :

  • Prendre en charge l'accueil du siège en cas d'absence de la chargée d'accueil.
  • Prendre en charge la partie adminstratif de la Direction ( planning ,courriers , compte rendus, réunions, bon de commande,  evenements.
  •  Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon des procédures administratives définies.
  •  Répondre aux demandes d’information des autres services ou de l’extérieur sur un domaine d’expertise du service
  • Suivre l’évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine

 

Analyser et contrôler le traitement de la demande client

  • Extraire les données de l’ERP
  • Réaliser et mettre à jour les tableaux de bord relatifs au traitement de la réclamation clients et des objectifs fixés.
  • Préparer et animer le comité de suivi réclamations de la DHT (comité mensuel), rédiger et diffuser le compte rendu    

 

Etre le Référent interne de la Conciergerie (CRC) auprès de toutes les Directions 

  •  Organiser et piloter les points d’activités, analyser les rapports d’activités transmis par le prestataire 
  •  Calculer et notifier les pénalités ou bonus au prestataire conformément au CCAP 
  •  Mettre à jour et transmettre les scripts de réponses pour le CRC
  • Assurer la communication de toutes les informations et/ou évènements internes utiles au CRC
  • Garantir la mise en place par le CRC des évolutions organisationnelles internes et/ou règlementaires
  • Gérer et suivre les anomalies du CRC remontées par les collaborateurs
  • Suivre la facturation de la prestation et le traitement des bons de commandes

 

Etre le Référent des relations auprès des instances de représentants des locataires

  • Organiser les réunions de concertation locative (invitations, ordre du jour)
  • Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
  •  Etablir les contributions annuelles à verser aux associations de locataires
  • Suivre le plan de concertation locative et son application

 

Piloter les projets de la DHT à déployer sur court ou moyen terme (6 mois max)

  • Mobiliser et coordonner les collaborateurs associés au projet 
  •  Animer les réunions « groupe projet » et assurer le suivi des livrables du projet
  • Assurer la communication en interne et/ou en externe sur le déploiement du projet 

 

Suivre les indicateurs d’activités de la DHT 

  • Créer, suivre, et mettre à jour les tableaux de bords et les indicateurs d’activités de la DHT (vacance locative, impayés, etc….) en lien avec le service Contrôle de gestion

 

Elaborer un suivi ponctuel du bon déploiement de l’application des procédures qualité de la DHT (sondage, audit interne, ….)

 

Qui êtes -vous ?

Tilulaire d'un BAC +2/3 de type BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT Gestion des Administrations et des Entreprises avec  une expérience significative de 2 ans minimum sur un poste équivalent.

 

Vous maitrisez parfaitement le pack office ( Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc. )

Vous maitrisez  les techniques de secrétariat de direction

Vous maitrisez  les techniques de gestion de projet

Vous avez une  maitrise de l'orthographe, une aisance relationnelle, une aisance rédactionnelle et le respect absolu de la confidentialité.

 

Statut : Agent de maitrise

 

Avantages :

  • 13ème mois
  • Prime vacances
  • Primes sur objectifs
  • Prime intéressement
  • Chèques vacances
  • Tickets restaurant

 

Nous offrons à nos collaborateurs la possibilité :

  • D’exercer pleinement et en toute autonomie leur talents au service de l’entreprise
  • De développer leurs compétences tout au long de leur carrière professionnelle (au moins une action de formation dans l’année)
  • De s’engager autour du projet d’entreprise Osons 2024 et de temps forts de solidarité
  • De travailler dans un espace favorisant le bien-être
  • Un environnement de travail stimulant et collaboratif.

 

Vous souhaitez donner du sens à votre métier?

Alors rejoignez une entreprise qui agit quotidiennement pour construire une société durable et solidaire.

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