Assistant.e de direction en transverse en CDD H/F
il y a 1 mois
Description du poste
Intitulé du poste
Assistant.e de direction en transverse en CDD H/F
Métier
. - .
Missions
Rattaché.e hiérarchiquement au service Appui Administratif et Financier de la Direction Générale Education, Sports et Société.
L’assistant.e. en transverse a pour mission d’assister les directions de la DGESS, afin d’optimiser la gestion de leurs activités.
Il/elle apporte appui et soutien en termes d’organisation professionnelle, de gestion d’agendas, de communication, d’information, d’accueil…
Il/ elle facilite et optimise la gestion administrative de l'ensemble des directions.
Il/elle peut prendre en charge le suivi de dossiers spécifiques transversaux (ex Mobilier/ fournitures/ marché public…) ou événements spécifiques.
Il/elle assure l’accueil téléphonique et physique.
Il/elle apporte un soutien auprès de ses collègues en cas de surcroit d’activité.
CDD de 3 mois
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des directions (1er filtre), communiquer l'information et/ou orienter vers le bon interlocuteur
- Mettre en place les réunions à la demande des services
- Mettre en forme, saisir, suivre et diffuser des notes, courriers, conventions…
- Mettre en forme, saisir, suivre et diffuser dans les services des délibérations (communiquer les dates butoirs - relancer les services). Suivre le circuit, de la création au visa de la Préfecture, ainsi que le circuit de signatures des conventions et documents rattachés)
- Rédiger, réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, courriers…)
- Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers des directions
- Organiser les déplacements et leur logistique
- Organiser les évènements et leur logistique (ex : séminaires, réunions excentrées…)
- Contribuer à l’archivage
- Prendre en charge des dossiers transversaux spécifiques
Activités spécifiques :
- Participer à la mise à jour des outils communs et espaces collaboratifs
- Trier les bulletins de salaires par directions et dispatching
- Porter/récupérer les parapheurs à l’Hôtel de Ville et assurer le suivi du tableau
- Suivre les demandes logistiques (matériel, fournitures de bureau…)
- Suppléer les autres assistant(e)s du service
- Chaque assistant.e est amené.e à développer une compétence spécifique et/ou à porter un dossier dédié
- Chaque assistant.e contribue à la vie du service et alimente les outils communs, les procédures communes et les espaces collaboratifs.
Profil attendu
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement et de l’environnement d’une collectivité territoriale souhaitée
- Règles de l'expression écrite et orale de qualité. Bonne orthographe
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique, pack office,... )
- Connaissance des logiciels Airdélib, Maarch appréciée
- Lecture d’agendas
- Connaitre les règles en matière d’archivage numérique et papier
Savoirs- faire :
- Accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, orienter les demandes
- Priorisation et anticipation
- Aller chercher l’information
- Organisation de documents dans un dossier
- Proposition et élaboration d’outils de gestion (sharepoint, teams…)
Savoirs- être :
- Réactivité, rigueur, discrétion et disponibilité
- Sens du travail en équipe, aisance relationnelle
- Sens de l’organisation et esprit d’initiative
- Ponctualité et assiduité
- Capacité d'adaptation
- Autonomie et capacité à rendre compte et alerter
Date de prise de poste souhaitée
03/06/2024
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