Gestionnaire Achats Pharmacie

Missions générales

L’agent administratif assure des activités exécutoires dans le cadre de :

la mise à jour des fichiers fournisseurs, fichiers produits et fichiers marchés dans eMAGH2 la gestion des approvisionnements (commandes, liquidations, factures et gestions des litiges, retrait de lots, escomptes, achat pour comptes)

Activités

Passation des commandes

Traitement des commandes par EDI ou mail par eMAGH2 Transmission des commandes aux pharmaciens pour contrôle et validation de la commande Après validation par le pharmacien, passation de la commande par mail si nécessaire. Vérification des commandes par retour de mail d’Hospitalis Impression du bon de réception en 1 exemplaire Transmission du bon de réception aux magasiniers Réception de certaines commandes dans le logiciel Copilote

Suivi des commandes

Ouverture des litiges en cas de non conformités Gestion des litiges de livraison Assurer le suivi quotidien des commandes non livrées Relance des commandes par mail et / ou téléphone auprès des fournisseurs Exécuter les actions nécessaires pour débloquer les commandes non livrées Communiquer les informations disponibles aux pharmaciens, aux gestionnaires des stocks et aux gestionnaires des commandes (délai estimé de livraison, statut de la commande, rupture, reliquats de commandes conservés ou non, achat pour compte)

Liquidation

Préparation de la facture : vérification des marchés et contrôle des prix Ouverture des litiges en cas de non conformités Rapprochement de facture et liquidation Traitement des refus de visas Traitement des DENM en fin d’année

Gestion des Ruptures

A partir du listing des rappels de commandes, traitement des ruptures Gestion des ruptures à partir d’Hermès Contact des fournisseurs Recherche et soumissions des propositions des substitutions aux pharmaciens et communication de l’information aux ppH après l’accord du pharmacien Passation de commandes de substitution

Clôture d’exercice

Revue de la CM14 : Etat des dépenses engagées non mandatées Récapitulatif des comptes Changement de comptes de certains produits

Gestion du standard

Remplacement de la secrétaire de pôle Contrôle des entrées de la pharmacie

Compétences requises

Niveau BAC comptabilité, finance

Compétences attendues

Savoir-faire

Gestion des approvisionnements des médicaments Connaissances en marchés publics Maîtrise des logiciel eMAGH2, Chorus, Copilote Maîtrise du pack office (word, excel, …) Maîtrise des outils informatiques Analyse et compréhension des demandes et des informations Polyvalence des tâches Bonne organisation : Classement des données, des informations, des documents de diverses natures Gestion des priorités Connaissance de l’environnement institutionnel

Savoir-être

Aisance relationnelle Bonne adaptabilité Réactivité Sens du travail en équipe Autonomie Discrétion et respect de la confidentialité

Caractèristiques du poste

Durée journalière de travail : 7h40 Amplitude horaire : du lundi au vendredi : 8h30-16h30

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