Assistant.e médico-administratif

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

 MISSION DE L’UNITÉ

La Plateforme de Réinsertion Professionnelle –Léonard de Vinci- est née d’une volonté d’améliorer le parcours de réhabilitation du patient. En tant que « passerelle » ouverte sur les partenariats, elle consolide le dispositif d’inclusion sociale de l’EPS Erasme (Unité Intersectorielle de Réinsertion, maison thérapeutique, appartements associatifs), et renforce sa contribution au rétablissement des patients.

MISSION GÉNERALE

• Il/Elle a pour mission le traitement des opérations médico-administratives liées à la Plateforme
• Et la gestion du secrétariat du chef de pôle.

ACTIVITÉS

Auprès de la Plateforme

• Organiser, mettre en place des outils (cahiers, recueil d’information), d’aide-mémoire, de coordination de l’équipe.
• Gestion du courant : courriers, compte-rendu, rendez-vous selon les besoins du médecin
• Suivi et mise à jour des tableaux d’activités
• Participation et prise de notes aux réunions de service et parfois aux synthèses

Auprès du chef de pôle

• Assurer un soutien administratif au chef et assistant de pôle
• Gestion des plannings
• Traitement des mails, des courriers et des rendez-vous
• Organisation de réunions, réservation de salle, invitation aux participants
• Réaliser des comptes rendus et des rapports d’activités en lien avec les cadres de santé

Auprès du pôle secrétariat

• Gestion des tableaux de service des médecins du service
• Gestion et organisation des contre-visites des médecins du pôle
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, CRH, PowerPoint…).
• Réaliser le suivi de l’accès au dossier médical, loi du 04 mars 2022
• Archiver les dossiers avec mise à jour du fichier de suivi
• Astreintes possible : Pour la réforme isolement contention
• Participer à la démarche qualité du pôle
• Remplacement auprès des collègues du secrétariat et réalisation du suivi des certificats légaux, loi du 5 juillet 2011
• Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.

Prérequis 

• Titulaire d’un diplôme de BAC/ BAC+2 Secrétariat serait un plus.
• Maitriser les supports Excel, Word, PowerPoint, Doodle…)

Savoirs

• Connaissance de la législation et de la réglementation hospitalière,
• Connaissance des droits des patients

Savoir-faire 

• Maitrise de l’orthographe et de la frappe rapide
• Capacité à utiliser des outils informatiques (Pack office, DxCare, DxPlanning, Dossier Patient Informatisé, …)
• Connaissance et maîtrise du vocabulaire médical
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en lien avec plusieurs praticiens

Savoir-être 

• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion
• Expression convenable envers les différents interlocuteurs
• Avoir le sens des priorités et du travail en équipe
• Organisé(e)

Particularités/Contraintes

du poste

• Polyvalence entre les 3 secrétaires
• Possibilité d’horaires aménagés
• Charge de travail variable
• Respect et transmission des consignes
•  

           Risques liés à l’activité :

• Postures liées à l’utilisation de l’outil informatique, fatigue visuelle.
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie.