Agent d'accueil et de gestion administrative

Entité : Ville de Metz

Filière : Administrative

Grade : Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie du poste : C

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : Temps complet

A compter du : 01/03/2026

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

Titre : Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

DGA : Développement humain

Logo (annonces Front Office) : Array

Direction / Pôle : Petite Enfance

Fin de publication : 06/03/2026

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**Sous l'autorité de la Responsable du Relais Petite Enfance, vos principales missions seront les suivantes :**

- Accueillir, orienter et renseigner les usagers au sein d’un guichet unique d’information,

- Apporter une assistance logistique à l’équipe du Relais Petite Enfance,

- Intégrer les priorités du Service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,

- S'impliquer dans la démarche de certification pour le respect des engagements de service,

- Représenter l’image du Service et de la Collectivité.

## **Activités**

**> Accueillir le public sur place ou par téléphone et savoir le renseigner et l'orienter**



- Accueillir le public avec amabilité, calme et discrétion

- Recevoir, comprendre la demande du public

- S’exprimer clairement

- Reformuler les questions des usagers

- Filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service

- Gérer les situations de stress

- Passer le relais au professionnel du RPE de permanence ou orienter vers les services compétents si nécessaire



**>Gérer les tâches de secrétariat**



- Relever quotidiennement le courrier dans la boite aux lettres, le dater et le distribuer aux professionnels concernés

- Gérer la navette courrier interne : dater et redistribuer aux professionnels concernés

- Gérer la boite mail du Relais Petite Enfance en lien avec les professionnels du service : redistribuer les mails, y répondre et les archiver

- Gérer les agendas partagés Outlook des professionnels du service : planifier les activités en fonction du planning en vigueur (administratif, permanence téléphonique, …), programmer les rendez-vous

- Fixer les rendez-vous de préinscription aux familles après leur entretien avec le professionnel de permanence

- Envoyer par mail des dossiers de préinscription aux familles en même temps que leur rendez-vous

- Générer les différents courriers (non-admission, liste d’attente, …), et les envoyer par mail aux familles en collaboration avec les professionnels du RPE

- Enregistrer de manière électronique les éléments du dossier de préinscription dans le pro logiciel

- Gérer le parapheur électronique

- Gérer la présence des usagers aux actions proposées par le RPE (inscription dans un tableau de bord et création de la feuille d’émargement)

- Créer et gérer les différents tableaux de bord en lien avec l'organisation du service

- Envoi aux parents par courriel, les listes des Assistants Maternels privés de Metz

- Saisir les contacts du RPE dans le pro logiciel

- Rédiger les comptes rendus des réunions de service



**>Gérer l'espace d'accueil**



- Surveiller et contrôler l’accès au service

- Organisation de l’espace d’accueil de manière conviviale

- Gérer l'affichage et les supports de communication à la disposition des usagers

## **Compétences requises**

- Vous maitrisez les techniques et outils de communication et d’écoute

- Vous maitrisez les outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) et savez appréhender rapidement un logiciel métier

- Vous avez un bon niveau d’orthographe et de grammaire permettant de rédiger des mails compréhensibles

- Vous savez vous adapter à chaque interlocuteur

- Vous appréciez chercher les informations afin de rendre service à l’usager

- Vous êtes en capacité d’écouter de manière active et de reformuler une demande

- Vous êtes une personne accueillante, aimable et disponible

- Vous êtes rigoureuse et organisée dans votre travail

- Vous savez faire preuve de discrétion et d’empathie

## **Conditions de travail**

**>Temps de travail**

- Horaires de travail adaptés aux besoins du service : 8h/12h-13h/17h

**>Rémunération**

- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA

**>Avantages**

- Participation de la collectivité aux frais liés :
- aux transports en commun (75%)
- à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)

*La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.*

## **Nous rejoindre, c’est :**

- Faire le choix de rejoindre des équipes dynamiques et engagées
- Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
- Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
- Bénéficier d’un épanouissement personnel et professionnel