Compliance Coordinator France
il y a 2 semaines
En tant que Coordinateur Compliance France, vous assurerez la gestion opérationnelle et administrative des manifestations scientifiques entrant dans le champ d'application de la Loi LEA/Anti-cadeaux conformément aux politiques et procédures en vigueur chez Santen. Vous assurerez la coordination de de ces manifestations locales en accord avec les réglementations applicables, ainsi que les conventions et publications qui y sont afférentes.
Plus concrètement, vos missions seront les suivantes :
Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux
Gestion opérationnelle et administrative des dossiers & contrats entrant dans le champ d'application de la Loi LEA/Anti-cadeaux conformément aux politiques et procédures en vigueur chez Santen :
- Être l'interlocuteur privilégié et conseiller les différents collaborateurs dans la préparation et le suivi des dossiers Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux
- Vérifier la conformité réglementaire des opérations proposées principalement par les départements Ventes/Marketing/Médical (événements, contrats, dons, sponsoring) et les opérations provenant du Terrain (événements, opportunités), au regard de la Loi Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux ainsi que des exigences des instances ordinales
- Déclarer les contrats et les événements/manifestations scientifiques auprès des organismes compétents dans les délais impartis par la réglementation sur les plateformes dédiées (IDAHE2, EPS)
- Création, suivi et envoi des courriers et des contrats/conventions aux Professionnels et/ou Organismes de santé (consultants, experts, congrès, dons, associations, partenariats, sponsoring etc.)
- Répondre aux demandes de compléments des organismes compétents, aux questions des Professionnels et/ou Organismes de santé dans le cadre des dossiers soumis en accord avec le responsable
- Informer les départements initiateurs d'événements sur les retours des instances ordinales
- Suivi et vérification post-événements des pièces justificatives et des paiements inhérents aux événements/manifestations scientifiques avant clôture
- Traçabilité et archivage des dossiers/contrats et pièces justificatives
- Suivi de l'activité du département : fournir les indicateurs (KPI), amélioration continue, contrôles qualité périodiques et annuels
- Participer et réaliser les audits/inspections inhérentes à la Fonction
- Assurer le suivi/réalisation des actions qui découlent des audits/inspections avec le département adéquat
- Elaborer, mettre à jour et suivre l'exécution des procédures/SOP en application de la Loi LEA/Anti-cadeaux et Transparence des liens d'intérêts
Transparence des liens d'intérêts
Être un acteur quotidien auprès des collaborateurs pour s'assurer de la complétude de toutes les informations nécessaires à la publication de Transparence via un suivi régulier des paiements des avantages et rémunérations versés aux Professionnels et/ou Organismes de santé :
- Vérification avant clôture des avantages et rémunérations versés aux Professionnels et/ou Organismes de santé dans le cadre des événements/manifestations scientifiques réalisés par Santen
- Préparation et soumission de la publication des liens d'intérêts conformément aux obligations réglementaires
Outil d'aide à la gestion des événements
Interlocuteur principal et aide à l'amélioration continue des outils utilisés pour l'Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux et la Transparence des liens :
- Assurer la validation/approbation des événements et manifestations scientifiques dans l'outil d'aide à la gestion
- Création et mise à jour des profils de professionnels et/ou organismes de santé dans l'outil – si nécessaire
- Suivi des dysfonctionnements de l'outil et participation à l'amélioration continue de l'outil avec le prestataire
- Déploiement de nouveaux processus de validation adaptés à l'organisation de Santen post-déploiement de l'outil au titre d'amélioration continue
Activités transverses
En étroite collaboration avec les fonctions Business France ou EMEA ;
- Assurer le rôle de Compliance Champion France auprès des collaborateurs Santen
- Support à l'organisation et à la gestion d'événements impliquants des Professionnels et/ou Organismes de Santé relevant du champ de la Loi LEA/Anti-cadeaux (Cross-Border)
Essentielles :
- Expérience significative dans l'industrie pharmaceutique et préférablement dans un service Affaires Réglementaires/Pharmaceutiques, LEA, Transparence
- Maitrise de l'environnement législatif et les exigences liés aux réglementations Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux et Transparence des liens en France
- Anglais Professionnel impératif (lu, écrit, parlé)
- Déontologie inhérente à la fonction : Intégrité et éthique
- Esprit d'équipe
Souhaitables :
- Bac + 2/3
- Maîtrise et/ou connaissance de l'outil Tucania souhaitée
Une carrière chez Santen est l'occasion de faire la différence. Grâce à notre vision à long terme, nous nous engageons à être un innovateur social, en répondant aux besoins sociaux et économiques des personnes atteintes de déficience visuelle. Les membres de notre équipe dans le monde entier utilisent leurs divers talents pour identifier des nouvelles opportunités et promouvoir des innovations pour délivrer les résultats, les informations et les traitements de patients.
Chez Santen, nous croyons qu'il faut donner à tous les membres de notre équipe des méthodes de travail flexibles et un environnement de travail très inclusif. Le groupe Santen est un employeur offrant l'égalité des chances. Nous nous engageons à créer des équipes diverses et à garantir un lieu de travail physique et virtuel sûr et inclusif pour tous les membres de notre équipe. Toutes les décisions d'embauche sont fondées sur les besoins de l'entreprise, les exigences du rôle et les qualifications individuelles, indépendamment de la couleur, de l'origine ethnique, de la nationalité, de la religion, de l'orientation sexuelle, du sexe, de l'identité/expression de genre, de l'âge, du handicap, de l'état de santé, de l'état civil ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
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Compliance Coordinator France
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