Assistant de direction

il y a 1 semaine

Laval, Pays de la Loire, France LE MANS université Temps plein
À propos de nous

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d'enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

L'IUT de Laval, site délocalisé de l'Université du Mans en Mayenne, accueille environ 900 étudiants dans 5 formations (BUT et LP), dans le domaine du commerce, de la biologie, de l'informatique et du multimédia.

Mission

Les missions d'assistante de direction s'articulent autour de 3 pôles distincts :

  • Le secrétariat de direction qui requiert la rédaction des comptes rendus des instances de l'IUT (Conseil d'Institut, conseil de direction, commission du personnel, ...)
  • Le suivi des relations entreprises qui nécessite la mise à jour d'une base données spécifique afin de permettre la collecte de la taxe d'apprentissage
  • La communication interne (notamment l'utilisation de l'application collaborative GOFAST) et externe (rédaction ponctuelle sur les sites de l'IUT)

Ces 3 grands pôles sont détaillés ci-dessous.

Missions et activités principales

Secrétariat de direction

  • Accueil physique et téléphonique des personnes (extérieures, personnel de l'établissement et étudiants) qui souhaitent joindre la direction.
  • Assistance dans la gestion des prises de rendez-vous, des agendas et des calendriers de la direction
  • Tri du courrier mail et papier, l'enregistrer, le soumettre à la direction, puis le transmettre aux intéressés.
  • Production et mise en forme de tout document (lettres, instructions, tableaux, conventions...)
  • Préparation de dossiers (conseils et commissions internes) en lien avec les autres services et réservation des salles
  • Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus (Conseil de direction, Conseil d'Institut, Conseil d'Institut restreint, Commission Hygiène et sécurité, Commission des personnels IATSS, réunions de service, Conseil Scientifique)

Communication

  • Organisation de la communication autour des événements majeurs de l'année (portes ouvertes, journée des diplômés, journée d'intégration, etc.)
  • Saisie sur l'application GOFAST collaborative qui est une plateforme d'échanges d'information qui permet de pouvoir gérer/modifier et commenter des documents, partager des informations destinées à informer l'ensemble de la communauté éducative
  • Rédaction du site Internet dans des domaines spécifiques (pôle entreprise,...)
  • Rédaction et diffusion des infos en continu sur l'écran placé dans le hall de l'IUT et dans les départements
  • Participation à la création de plaquettes et au catalogue des formations à destination des étudiants, des familles et des entreprises (notamment pour la taxe d'apprentissage)
  • Saisie sur les différents sites (IUT, WIKI étudiants)


C) Suivi des relations entreprises

  • Alimentation et mise à jour de la base de données entreprises
  • Information auprès des entreprises des services proposés par le Pôle Entreprises
  • Préparation des conventions de location de salles et de matériels (présentation des locaux, visite des lieux, accueil des personnes parfois tôt le matin ou en soirée)
  • Rédaction des courriers de demandes de taxe d'apprentissage et gestion de l'envoi
  • Suivi téléphonique et du courrier
  • Relance auprès des entreprises
  • Suivi de la collecte de la taxe d'apprentissage

Contraintes spécifiques du poste : Aisance pour la rédaction administrative (rédaction de nombreux comptes rendus), maitrise des applications bureautiques et connaissance minimales des CMS, sites internet. Participation aux réunions des divers conseils d'IUT. Nécessité de se former à l'application collaborative (GOFAST)

Profil

Expérience professionnelle exigée : Si possible
Diplôme/ niveau d'étude exigé : Équivalent au Baccalauréat
Domaine : Assistanat de direction
Pré-requis indispensable à la prise de poste : Permis B requis

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

  • Techniques d'accueil physique et téléphonique
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Maîtriser les outils bureautiques et de communication
  • Analyser et gérer les demandes d'information
  • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
  • Qualité d'expression écrite et orale
  • Connaissance de l'environnement et des réseaux professionnels



Savoir-faire opérationnels

  • Trier, hiérarchiser et classer les informations.
  • Capacité à transférer les informations et à rendre compte
  • Rigueur et efficacité (fiabilité, et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, attention portée à la qualité du service rendu)
  • Autonomie, discernement et sens des initiatives
  • Planifier les actions, répartir le travail en fonction des priorités



Compétences relationnelles

  • Respect de la confidentialité des informations et des données
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l'organisation
  • Réactivité
  • Disponibilité
  • Sens relationnel



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Poste ouvert aux contractuels
Catégorie/corps : B
Type de contrat : CDD Durée du contrat : 8 mois (jusqu'au 31/01/2025)
Rémunération : à partir de 2 076,20 € brut/mois (selon profil et expérience) Quotité : 100%
Poste à pourvoir : Dès que possible
Date limite de candidature : 10/06/2024
Modalité de recrutement : CV et lettre de motivation
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Nos avantages :
Possibilité jusqu'à 57,5 jours de congés annuels
Horaires variables
Participation aux abonnements de transports en commun ou forfait mobilité durable
Participation forfaitaire à la mutuelle

  • Assistant ou Assistante de Direction

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France ARS PAYS DE LA LOIRE Temps plein

    **Assistant ou Assistante de Direction - F/H**:- CDI- Laval- NIVEAU 4- Télétravail possible- NVHADD93302**ARS PAYS DE LA LOIRE**:Qui sommes-nous ? L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère chargé du travail, de la santé et des solidarités. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre...

  • Un Assistant de Direction Générale Adjointe

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    Un assistant de Direction Générale Adjointe (F/H)Catégorie: BFilières: AdministrativeCollectivité: CCPLDirection: DGA Proximité, Tranquillité et CitoyennetéContextePlacé sous la direction de la directrice générale adjointe Proximité, tranquillité, citoyenneté, vous assistez au quotidien la directrice générale adjointe.Missions- Organiser et...

  • Assistant Assistante de Direction

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France La Mayenne-Le Département Temps plein

    Direction:Cabinet du PrésidentService:Cabinet du PrésidentType d'emploi:Poste permanent sous conditions statutaires (ouvert aux contractuels)Catégorie(s):B ; CFilière(s):AdministrativeRéférence(s) grade(s):Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de...

  • Assistant de direction

    il y a 1 mois

    Laval, Pays de la Loire, France EXPECTRA Temps plein

    Quelles sont les missions ?Poste : Vous aurez votre propre périmètre de responsabilité, décidé en accord avec votre responsable.Vos principales missions seront les suivantes : - La gestion de l'agenda et de la correspondance - L'organisation des déplacements - L'organisation de rendez-vous : meetings, déjeuners, médecins, etc. - La liaison avec les...

  • Assistant de direction

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France EXPECTRA Temps plein

    Quelles sont les missions ?Poste : Vous aurez votre propre périmètre de responsabilité, décidé en accord avec votre responsable.Vos principales missions seront les suivantes : - La gestion de l'agenda et de la correspondance - L'organisation des déplacements - L'organisation de rendez-vous : meetings, déjeuners, médecins, etc. - La liaison avec les...

  • Assistant de direction

    il y a 3 semaines

    Laval, Pays de la Loire, France EXPECTRA Temps plein

    Quelles sont les missions ?Poste : Vous aurez votre propre périmètre de responsabilité, décidé en accord avec votre responsable.Vos principales missions seront les suivantes : - La gestion de l'agenda et de la correspondance - L'organisation des déplacements - L'organisation de rendez-vous : meetings, déjeuners, médecins, etc. - La liaison avec les...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France UDAF 53 Temps plein

    L'assistant(e) de direction assiste la Direction et la Gouvernance afin d'optimiser la gestion de leur activité.**MISSIONS**:**Assistanat de la Direction**:Gestion des courriers, planning, secrétariat divers ;Organisation de rdvs. Réservation salle - voiture ;Gestion des appels. Transmission des informations ;Préparation des dossiers (recherches...

  • Mutualisé.e de Direction Auprès Du

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    Catégorie: BFilières: AdministrativeCollectivité: CCPLDirection: Direction Général des services Laval et Laval AgglomérationContexteLaval Agglomération au service des habitants, c'est 180 métiers différents. Il y en a forcément un pour vous. Aujourd'hui, nous vous proposons un poste d'assistant.e mutualisé.e de direction, rattaché au Directeur...

  • Assistant(E) de Direction Hf

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Eiffage Temps plein

    Laval, Mayenne- Moyens généraux- Concessions- JR **Contexte de la mission**:Le savoir-faire d'Eiffage Concessions consiste à regrouper toutes les expertises du Groupe pour proposer aux acteurs publics une offre globale. Avec nos partenaires, nous partageons une ambition commune : apporter confort et satisfaction aux utilisateurs finaux.**Vos missions**:Le...

  • 1 Assistant ou Assistante de Service Social

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Département de la Mayenne Temps plein

    L'offre de services de la Direction de la solidarité est territorialisée et s'appuie sur 5 Zones d'Action Médico-sociale (ZAMS). Chacun de ces territoires dispose d'un centre départemental de la solidarité (CDS), d'une ou plusieurs antennes solidarité (AS) et de permanences de proximité. Chaque centre départemental de la solidarité ou antenne...

  • Deux apprentis assistants de service social

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Département de la Mayenne Temps plein

    Vos missions En tant qu'apprenti(e) assistant(e) de service social, vous serez accueilli(e) au sein d'une équipe pluridisciplinaire d'une Antenne ou d'un Centre départemental de la solidarité (CDS) pour mener les missions suivantes en lien très étroit avec votre maître d'apprentissage assistant de service social :ØDécouvrir les différents services...

  • 1 Assistant de Puériculture

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    1 assistant de puériculture (H/F) - CDD renouvelableCatégorie: CFilières: TechniqueCollectivité: VILLEDirection: Direction Petite EnfanceMissionsPlacé sous l'autorité du responsable multi-accueil, vous serez chargé d'accueillir les enfants et leurs familles en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire, dans le cadre des orientations définies...

  • Un Assistant de Puériculture

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    Un assistant de puériculture (F/H)Catégorie: CFilières: TechniqueCollectivité: VILLEDirection: Direction accueil du jeune enfantContextePlacé sous l'autorité du responsable multi-accueil, vous serez chargé d'accueillir les enfants et leurs familles en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire, dans le cadre des orientations définies dans le...

  • Assistant de Conservation Du Patrimoine Et Des

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    Catégorie: BFilière:Collectivité: VILLEDirection: DGA Fabrique du vivre ensemble / service lecture publiqueContexteLa Ville de Laval au service des habitants, c'est 150 métiers différents. Il y en a forcément un pour vous. Aujourd'hui, nous vous proposons 1 poste d'assistant de conservation du patrimoine et des bibliothèques.MissionsPlacé sous la...

  • Un Référent éducatif ou Une Référente

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Département de la Mayenne Temps plein

    La Direction de la solidarité prépare et met en œuvre la politique d'action sociale au sens large. Elle compte environ 600 agents dont 238 assistants familiaux.Elle est articulée autour d'un pôle, le pôle accompagnement, évaluation et prospective, et de quatre directions : la direction de l'insertion et du logement (DIL), la direction de la protection...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France La Mayenne-Le Département Temps plein

    Direction:Direction des Ressources HumainesService:Service Gestion du PersonnelType d'emploi:Poste permanent sous conditions statutaires (ouvert aux contractuels)Catégorie(s):B ; CFilière(s):AdministrativeRéférence(s) grade(s):Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe ;...

  • Assistant de Conservation Chargé Des Fonds Bd Et

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Ville de Laval Temps plein

    Catégorie: BFilières: CulturelleCollectivité: VILLEDirection: DGA Fabrique du vivre ensemble / Service lecture publiqueContexteSous la coordination du responsable du pôle accueil dans et hors les murs, vous gérez le fonds BD et musique : acquisitions, valorisation, médiation et conservation.Missions- Gérer, en lien avec la responsable de la politique...

  • Assistant Commercial

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France Lactalis Temps plein

    Référence : 45505Le Groupe Lactalis, n°1 mondial des produits laitiers, a forgé sa singularité à travers une histoire familiale unique, aujourd'hui partagée par collaborateurs partout dans le monde. Rejoignez des équipes passionnées par leur métier, reconnues pour leurs expertises, et qui chaque jour, par leur engagement, font grandir avec audace...

  • Une Assistante Familiale Ouassistant Familial

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France La Mayenne-Le Département Temps plein

    Direction:Direction de la Protection de l'EnfanceService:Service Gestion des Assistants Familiaux et Relations avec les EtablissementsType d'emploi:CDITemps de travail:Temps plein**Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit...

  • Assistant(E) de Développement Territorial

    il y a 1 semaine

    Laval, Pays de la Loire, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant(e) de développement territorial**:- CDI- Laval- NIVEAU 4- Télétravail possible- NVHADD84141**ARS PAYS DE LA LOIRE**:**Qui sommes-nous ?**L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente les ministères chargés de la santé et de l'autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre...