Secrétariat médical

Métier

Secrétariat médical - Assistanat médical

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

selon grille indiciaire de la fonction publique hospitalière

Service d'affectation

Orthopédie

Présentation du service

Le service comprend :

• 69 lits situés aux 6ème et 7ème étages du bâtiment Gaston CORDIER : 6 secteurs d’hospitalisation (1 unité de soins intensifs de 12 lits, 1 unité septique de 12 lits et 4 unités d’hospitalisation de 45 lits)
• 1 secteur de consultation (6ème étage, ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30)
• 1 Bureau des IDEC (7ème étage, ouvert du lundi au vendredi de 8h à 17h30)
• L’équipe prend en charge les pathologies de la colonne vertébrale (déformation, tumeur, traumatologie), la chirurgie du sport, des membres inférieurs et la pose de différentes prothèses. Le service est également centre de référence des infections ostéo-articulaires.

Collaboration quotidienne avec :

• consultation d’anesthésie
• bloc opératoire (niveau-1)
• service de surveillance post interventionnelle (SSPI, niveau -1)
• structure J0 (1er étage)
• UCA (en face du bâtiment Gaston CORDIER, commune à d’autres chirurgies)

Vos missions

L’assistant(e) médico-administratif(ve) assure le traitement, la coordination et le suivi des activités médico-administratives relatives au parcours patient, en lien étroit avec les médecins, l’encadrement, les secrétaires du service et les différents interlocuteurs internes et externes.

À ce titre, ses missions principales sont les suivantes :

• Assurer le secrétariat de plusieurs médecins selon l’organisation définie par les responsables de service.
• Accueillir, orienter et informer les patients, les familles et les professionnels de santé, en présentiel et par téléphone.
• Planifier les rendez-vous de consultation et organiser les examens complémentaires nécessaires au parcours de soins.
• Participer à la programmation des interventions chirurgicales : saisie des interventions, demandes PRADO, initiation des demandes Trajectoire, transmission des documents d’anesthésie aux patients, demandes de consultations d’anesthésie et d’hospitalisation, en lien avec les différents acteurs concernés.
• Organiser l’hospitalisation des patients étrangers, notamment par la constitution des dossiers administratifs, demandes de devis et certificats nécessaires.
• Assurer la gestion des dossiers médicaux des patients hospitalisés et consultants : tri, classement, archivage, demandes et retours de dossiers en lien avec les archives, avec suivi dans le logiciel GDM.
• Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et l’archivage des comptes rendus après validation médicale : CRO, CRH et comptes rendus de consultation.
• Traiter les courriers, mails, fax et demandes administratives diverses.
• Assurer le secrétariat des internes selon les besoins du service.
• Gérer les demandes de rendez‑vous dans l’outil institutionnel LORAH et en assurer le suivi.
• Contribuer à la continuité et à la qualité de la prise en charge administrative des patients, dans le respect des procédures institutionnelles et du secret professionnel.

Occasionnellement :

• Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte‑rendu d’hospitalisation (CRH), compte‑rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez‑vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA.
• Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales.
• Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).
• Frappe de la cassette du staff chirurgical en cas d’absence de la secrétaire référente.

Profil recherché

Compétences

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…)
• Frappe de documents dictés.
• Terminologie et vocabulaire médical.
• Règles de grammaire et d’orthographe.
• S’exprimer clairement.
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes.
• Renseigner les nombreux interlocuteurs.
• Traiter des situations conflictuelles.
• Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.
• Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …).
• Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services.
• Connaissances informatiques : pack office, Outlook.

Qualités

• Discrétion.
• Organisation, méthode et rigueur.
• Gestion du stress.
• Respect de tous, qualité d’écoute et empathie.
• Esprit d’équipe.
• Ponctualité et disponibilité.
• Faire preuve de d