Secrétaire Général f/h

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.

Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

Missions

Assurer l’accompagnement des directions opérationnelles dans la structuration et la conduite de certains de leurs projets, contribuer à éclairer et préparer des décisions, veiller à la sécurisation juridique et budgétaire des actions engagées et assurer la coordination transversale entre les services.

Assurer un appui technique, de coordination et de sécurisation au service de la Direction Générale, de la Direction Générale Adjointe Pilotage des Ressources et de la Performance et de la DGA Sécurités ainsi qu’aux Pôles qui leur sont respectivement rattachés.

Activités

Encadrer les agents du secrétariat général

Assurer la préparation budgétaire et le pilotage des dépenses budgétaires (budget, indicateurs financiers)

• -Centraliser et harmoniser les propositions budgétaires des pôles
• -Mettre en œuvre, coordonner et contrôler la programmation et l’exécution budgétaire pour l’ensemble des pôles et Directions concernés sur le Budget Principal et les Budgets Annexes, Budget Supplémentaire et Décisions Modificatives en section de fonctionnement et en section d’investissement.
• -Participer à la mise en œuvre et assurer l’actualisation du Plan Pluriannuel d’Investissement.
• -Accompagner les pôles dans leur suivi des indicateurs financiers.

Coordonner les fonctions RH

• -Contribuer à la mise en œuvre de la politique RH auprès des pôles.
• -Accompagner les pôles sur les dossiers passant en CST (organisation des services et du temps de travail des agents, hygiène et sécurité).
• -Centraliser et harmoniser les dossiers des pôles pour les commissions d’avancement, commissions de recrutement …
• -Suivre les questions RH concernant les pôles (recrutements, mobilité, gestion, …)

Coordonner les achats publics

• -Accompagner les pôles au montage de leurs marchés en procédure déconcentrée.
• -Organiser et piloter la procédure de négociation des MAPA et des marchés sans publicité et sans mise en concurrence.

Piloter et optimiser

Veiller à la bonne circulation de l’information entre le DGS, les DGA et Directeurs de Pôles sous leur autorité.

Piloter, planifier et assurer le suivi des procédures de préparation des Conseils Municipaux pour les pôles concernés.

Centraliser et harmoniser les rapports d’activité, les outils de pilotage et les tableaux de bord des pôles.

Elaborer des rapports d’aide à la décision et être force de proposition en amont des arbitrages.

Accompagner les pôles dans la réalisation des grands projets de modernisation.

Piloter des projets transversaux à la demande du DGS ou des DGA nécessitant un fonctionnement en mode projet.

Assurer le relai de la communication interne et externe de la collectivité pour ce qui concerne les missions des pôles.

Coordonner et suivre les délibérations des pôles en lien avec le service des Assemblées.

Participer au secrétariat des Commissions du Conseil Municipal.

Compétences et qualités requises

Cadre juridique et conventionnel applicable aux collectivités

Culture organisationnelle et managériale de la collectivité

Instances et processus de décision de la collectivité

Règles et procédures publiques budgétaires et comptables

Principes de gestion RH et règles de fonctionnement internes (chartes, règlements, accords-cadres…)

Savoir-faire

Conduire et accompagner le changement

Participer à l’élaboration des outils d’aide à la décision

Définir des objectifs collectifs et individuels

Elaborer et conduire des projets

Préparer les instances, comités et commissions et suivre les arbitrages

Rédiger des actes et documents administratifs

Savoir-être

Diplomate

Esprit d’analyse et de synthèse

Aisance relationnelle

Ca