Gestionnaire de scolarité et adjoint à la responsable de service H/F

Environnement et missions principales:

Gestion de scolarité:

• Être l'interface entre le Responsable pédagogique, les différents intervenants et les étudiants.
• Élaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements.
• Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence dans le cadre de l’Alternance et de la Formation Continue et participer à la contractualisation des étudiants.
• Saisir et contrôler les heures d'enseignement sur l’applicatif spécifique.
• Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants jusqu’à l’inscription pédagogique.
• Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes.
• Participer aux actions d’archivage du service.

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données nécessaires à l’activité de l’école, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques.

Accompagnement et soutien opérationnel aux gestionnaires:

• Guider et conseiller l'équipe au quotidien dans l'exécution des tâches.
• Répondre aux sollicitations relatives aux procédures de scolarité.
• Assurer la formation et l'assistance des gestionnaires sur les différents logiciels de scolarité.

Missions transverses et reporting:

• Participer aux groupes de travail de la structure en concertation avec la responsable du service.
• Identifier et faire remonter à la responsable de service les besoins de formation de l'équipe.
• Alerter la responsable de service sur les dysfonctionnements organisationnels ou les difficultés relationnelles au sein du service.

Activités associées:

Accueil/lnformation:

• Accueillir, informer et orienter les usagers.

Soutien logistique et communication:

• Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
• Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs.
• Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques.
• Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

Compétences professionnelles:

Savoir- faire:

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
• Maîtrise des logiciels spécifiques de scolarité Scollins, Scop et des plateformes de candidatures e-candidat et MonMaster.
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
• Appliquer les normes, procédures et règles.
• Savoir planifier et respecter des délais.

Savoir-être:

• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Travail en équipe: savoir travailler avec des partenaires différents : responsables de programmes, intervenants nationaux et internationaux, enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées.
• Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Organisation et rigueur.
• Fiabilité.

Diplôme souhaité (s): Bac

Expérience souhaitée: Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Connaissance et outils:

• Connaissance du système de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
• Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Culture internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d'accueil téléphonique et physique.

Date de prise de poste : Le plus tôt possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut

Si contractuel : 1954€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels

Pourquoi travailler à l'u