Responsable des admissions-Adjoint/e au responsable du bureau des consultations et hospitalisations

Le Groupe Hospitalier de Pithiviers – Neuville-aux-Bois, acteur clé de la santé dans le Loiret, regroupe des établissements dynamiques et complémentaires, dédiés à offrir des soins de qualité, tout en s’engageant dans une modernisation continue de ses infrastructures et services. Le Groupe Hospitalier de Pithiviers - Neuville-aux-Bois fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire du Loiret (45) et en direction commune avec le CHU d’ORLÉANS.

Le site de Pithiviers recrute un(e) Responsable des admissions - Adjoint(e) au responsable du bureau des consultations et hospitalisations (BCH).

Le (la) responsable des admissions est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Bureau des Consultations et Hospitalisations et du directeur des Finances. Sous couvert et en collaboration avec le responsable du bureau des consultations et hospitalisations, l’adjoint des cadres contribue par l’encadrement et l’animation d’une équipe d’agents administratifs à garantir une bonne qualité d’accueil des usagers, et, dans le cadre de la politique d’amélioration du recouvrement, à fiabiliser la facturation des prestations.

Le (la) responsable des admissions est en liaisons fonctionnelles avec : la Direction des Affaires Financières, les Responsables des secteurs (ADCH) du CHU d'Orléans, les équipes d'admission, le Département de l'Information Médicale (DIM), la Direction des Ressources Humaines (DRH), les Cadres de santé, chefs de service, médecins, secrétariat médicaux et cadres administratifs de pôle, la Direction des usagers (DUCQ), la Cellule d'identito-vigilance (CIV), le Service social des usagers (SSU), la Trésorerie Hospitalière Départementale, les Caisses d’assurance maladie, Mutuelles, assurances…, les ambassades et consulats, les services de police et tribunaux ainsi que les ambulanciers.

Gérer et manager l’équipe BCH :

• Encadrer et animer l’équipe (équipe basée sur le site de Pithiviers avec un agent sur le site de Neuville-aux-Bois);
• Elaborer les plannings,
• Gérer le temps de travail et l’absentéisme pour assurer la continuité du service ;
• Réaliser les entretiens de recrutement, de notation et d’évaluation ;
• Organiser les missions par gestionnaire ;
• Répartir les charges de travail dans l’équipe ;
• Former et accompagner l'équipe sur les évolutions de procédures, de réglementation d'organisation ;
• Proposer des formations requises pour l'équipe des admissions ;
• Organiser les réunions de service et la formation des nouveaux arrivants.

Organiser, piloter et contrôler l’activité d’admission et de facturation de son secteur :

• Superviser au quotidien l’organisation du travail en situation normale et dégradée (accueil, gestion des pré-admissions, reprise des dossiers incomplets, saisie du courrier....) ;
• Veiller à un accueil de qualité des usagers ;
• S’assurer de la bonne application des procédures de gestion administrative (identitovigilance) et des règles de facturation ;
• Superviser la complétude des dossiers (ALD, retours de prises en charge des assurances maladies complémentaires, conventions internationales, EHPAD/USLD notamment) ;
• Suivre les délais de mise en facturation selon le calendrier d’envoi PMSI et la clôture d’exercice ;
• Etre en appui technique sur la gestion des dossiers difficiles et spécifiques (patients précaires et/ou patientèle non-résidente, absence de couverture sociale, IVG…) et aide à la rédaction des courriers ;
• Réaliser les devis pour la patientèle non-résidente et le suivi financier, en lien avec la Trésorerie ;
• Veiller à l’acquisition et à l’actualisation des connaissances techniques des agents (rédaction de…) ;
• Gérer les situations clientèle litigieuses ;
• Poursuivre l’accompagnement des équipes à la digitalisation ;
• Assurer le suivi administratif des décès ;
• Rédiger et actualiser des procédures de son secteur d’activités ;
• Traiter les dossiers concomitants ;
• Réaliser les fusions ou non des identités en lien avec le référent identitovigilance de l’établissement ;
• Réaliser un travail d’équipe avec l’ensemble des adjoints des cadres du bureau des consultations et hospitalisations ;
• Travailler en partenariat avec les interlocuteurs internes et externes du CHUO ;
• Assurer le suivi des régies ;
• Gérer le suivi des admissions et facturation en EHPAD / USLD (gestion de la commission d’admission gériatrique, gestion des dossiers d’admission, facturation…).

Assurer les missions particulières ou occasionnelles :

• Etudes ponctuelles ;
• Intégrer les roulements de l’équipe en cas d’effectif minimum ;
• Participer aux réunions de travail internes (identitovigilance, DIM, PASS) et externes (Assurance maladie, Trésorerie) ;
• Participer aux réunion