Gestionnaire administrative et pédagogique pour l'ED SHS

Direction Générale déléguée à la recherche et à la valorisation - Direction appui à la recherche

EG/ED SHS n°473 - Site Pont de Bois - Maison de la Recherche

Temps plein.

Catégorie B

Missions

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des études doctorales
• Assurer le suivi du doctorant dans le cadre de sa formation doctorale

Activités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des doctorants : renseigner, orienter et rédiger divers courriers (attestations. etc ).
• Assurer la gestion des candidatures annuelles en doctorat et des réinscriptions en lien avec les laboratoires (suivi des dossiers dans l'application de gestion ADUM, préparation des tableaux pour les délibérations du conseil de l'école doctorale, envoi des courriers, saisie de laissez-passer pour réinscription, classement et archivage. etc ).
• Assurer la communication vers les doctorants, les laboratoires et l’établissement partenaire ENSAPL: création et envoi de la lettre d'information, affichage, création d'affiches et livret de rentrée pour les doctorants.
• Informer les doctorants sur la formation doctorale: réunion de rentrée, prise de rendez-vous, diffusion par divers supports.
• Enregistrer et valider les formations via ADUM.
• Assurer le suivi individuel de la formation doctorale.
• Faire un suivi des inscriptions administratives en cours d’année en coopération avec le service des Affaires doctorales : relancer et radier les doctorants non inscrits.
• Faire un suivi des abandons.
• Aider à la mise à jour du site internet de l'EG/ED et à son amélioration.
• Aider au suivi des indicateurs de l'école doctorale.
• Assurer la cellule d’écoute des doctorants « Mal à la thèse ».
• Référent.e handicap.

Savoirs

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Connaissance de l'Université et du milieu universitaire.

Savoir-faire

• Savoir utiliser les plateformes dédiées à la gestion pédagogique et administrative du doctorat (APOGÉE, ADUM).
• Savoir planifier son activité.
• Savoir informer et rendre compte.
• Savoir communiquer.
• Respecter les procédures.
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Avoir des compétences rédactionnelles et de synthèse.

Savoir-être

• Avoir de la rigueur.
• Avoir le sens de l'organisation.
• Être réactif.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir s'adapter à son interlocuteur.
• Avoir une grande capacité d’écoute.

Formation et expérience

• Bac minimum exigé pour les agents contractuels.
• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Une bonne connaissance de l'anglais serait un plus.

Candidature

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

Date limite de dépôt des candidatures: 11 octobre 2026