ADJOINT/E DE DIRECTION

Détails de l’offre

Poste proposé ADJOINT/E DE DIRECTION Contrat CDI; Mutation

Descriptif Nous recherchons notre futur Adjoint de Direction H/F pour l' EHPAD JEAN SARRAN DOURDAN.

Responsabilités

• L'Adjoint de Direction est chargé de la conduite opérationnelle de l'établissement dans le domaine administratif, il assiste le directeur délégué dans la gestion courante de l'EHPAD.
• Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS).
• Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction.
• Reporting à la direction
• Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin).
• Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents.
• Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution).
• Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC.
• Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de santé/IDEC.
• Organiser les commissions d'admission.
• Etre garant de la politique d'admission et veiller à l'application des règles sanitaires en vigueur pour les visiteurs.
• Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités.
• Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison.
• Etablir les bons de commande.
• Mandater les factures.
• Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs.
• Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés.
• Etre l'interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec les prestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, blanchisserie.
• S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes (commissions menus, staffs, CVS, commissions animation) et à la préparation des salles de réunion encas de réservation.
• Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus.
• Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS).
• Assurer le secrétariat du CVS.
• Préparer les invitations de la commission des menus.
• Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités.
• Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles).
• Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel.
• Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier /suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site.
• Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions.
• Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur.
• Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances.
• Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances.
• Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGAH.

Qualifications

• D'une formation supérieure en management, gestion ou secteur médico-social.
• D'une expérience en établissement médico-social ou dans la gestion d'équipes.
• De bonnes capacités d'organisation, d'analyse et de communication.
• D'un véritable sens du service, de l'écoute et de la qualité de l'accompagnement des personnes âgées.

Rémunération : Grille FPH

Personne à contacter : TOURRET JEAN-GAËL

Email : jgtourret@ehpad91.fr

Téléphone : 0169312814

EHPAD JEAN SARRAN 15 rue de l'Ermitage 91410 DOURDAN

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