Responsable des finances et des opérations/ Manager

Position Summary

L'université de New York (NYU) s'engage à être une communauté universitaire accueillante qui reflète et incarne les valeursd'inclusion, de diversité, d'appartenance et d'équité qui sous-tendent l'excellence académique. Nous recherchons des candidats qui non seulement renforceront notre engagement envers ces valeurs, mais dont l'expérience, les compétences, les aptitudes et l'engagement communautaire contribueront à créer des environnements d'apprentissage et de travail diversifiés, équitables et inclusifs pour nos étudiants, notre personnel et notre corps enseignant.

Il s'agit d'un poste à temps plein relevant du directeur adjoint.

En tant que bras droit du directeur adjoint pour les questions financières et organisationnelles, le.la responsable des finances et des opérations est chargé d’organiser les processus comptables et de superviser les opérations conformément aux normes comptables françaises et américaines. Il ou elle prépare et organise les budgets, les communique et supervise leur mise en œuvre. Il ou elle veille à l’élaboration des rapports financiers et opérationnels.Le.La Responsable des finances et des opérations est également chargé de mettre en œuvre et de contrôler les politiques informatiques de l’université.Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le directeur adjoint sur la mise en œuvre opérationnelle des projets de développement.À ce titre, le responsable des finances et des opérations supervise deux collaborateurs à temps plein.

Le/La Responsable des finances et des opérations est également responsable de la mise en œuvre et du suivi des politiques informatiques de l'université, et gère le poste d'Assistant(e) Finance et Opérations ainsi que le poste informatique sur site (prestataire de services).Ce poste exige des compétences en gestion des données, une capacité à analyser les situations et à appréhender la nature multidimensionnelle des problématiques dans un environnement où tout va très vite.

Comptabilité : normes françaises et américaines (US GAAP) (30%):

• Gérer un processus efficace pour régler les fournisseurs dans les délais impartis ;
• Contrôle mensuel des écritures comptables effectuées par l’assistant(e) aux finances et aux opérations.
• Préparer les rapprochements bancaires ;
• Préparer les rapprochements mensuels entre Pennylane et FAME ;
• Veiller à la fiabilité des comptes statutaires. Tâches comptables de fin d’exercice (sous la supervision d’un expert-comptable) ;
• Veiller à l’exactitude / Préparer les déclarations fiscales et sociales (TVA, IS…)
• Préparer les rapprochements mensuels entre les normes comptables françaises et américaines (French GAAP et US GAAP) ;
• Collaborer avec les auditeur.rices internes et externes ;
• Rédiger ou corriger toutes les procédures financières locales nécessaires, dans le respect de lalégislation locale et des politiques de NYU.

Budget et rapports financiers (30 %) :

• Préparation du budget en collaboration avec 1/ les responsables budgétaires, 2/ le directeur adjoint et 3/ le Bureau des programmes internationaux à New York
• Avec l’aide de l’Assistant(e) Finance et Opérations préparer une analyse mensuelle des données réelles à ce jour et des prévisions. Veiller à l’exactitude des données.
• Partager avec les départements chargés de la vie universitaire et de la vie étudiante une analyse mensuelle de leurs dépenses.
• Organiser des réunions de discussion si nécessaire.
• Avec l’aide de l’Assistant(e) Finance et Opérations examiner le budget soit lorsque cela s’avère nécessaire, soit à la demande du directeur adjoint ou du Bureau des programmes internationaux.
• Sur demande, fournir à l’équipe de direction toutes les données et analyses nécessaires à la prise de décision.
• Préparer en temps voulu tous les rapports exigés par le Bureau des programmes internationaux (OGP) concernant le budget et la comparaison entre les chiffres réels et le budget, ou toute analyse spécifique.
• Veiller à la réalisation régulière d’analyses de trésorerie.

Operations (20 %) :

• Assurer le bon déroulement des événements internes et externes (conférences, symposiums,colloques…)
• Vérifier l’exactitude des factures internes établies par l’assistant(e) aux finances et aux opérations et transmises aux départements et aux écoles
• Organiser et superviser la gestion des flux de circulation et des autorisations d’accès au sein du bâtiment
• En collaboration avec le directeur adjoint, travailler sur des initiatives de développement économique
• En collaboration avec le directeur adjoint, travailler sur de nouvelles initiatives visant à optimiser les opérations

Chef de projet informatique et audiovisuel (20 %) :

• Veiller à la mise en œuvre locale des politiques informatiques des