Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA

Finalité :

• Assurer l’ensemble des opérations administratives et financières liées à l’organisation des jurys VAE (70%)

• Assurer les opérations administratives et financières de l’accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)

Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B

Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Gestion administrative de l’organisation des jurys VAE

• Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d’inscription, les préparation jury

• Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi

• Mise à jour des dossiers candidats

• Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d’inspection et DDFPT

• Élaborer les convocations et ordres de mission

• Établir les documents légaux d’examen selon les exigences de la DEC

• Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord

• Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae

• Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes

• Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l’archivage des pièces comptables

• Travailler sur l’amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA

Suivi financier de l’organisation des jurys VAE

• Devis Conventions de prestations

• Service fait et vérification des factures

• Saisie des factures

• Demande de paiement

Suivi financier des conventions d’accompagnement en fonction des besoins du service

Relations hiérarchiques :

Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.

Particularités fonctionnelles :

En dehors des périodes d’organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.

Connaissances :

• Connaissance de la VAE

• Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale

• Notions sur la réglementation financière

Profil professionnel :

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Bonnes capacités relationnelles

• Capacité d’adaptation

• Rigueur et méthode

• Discrétion professionnelle

• Aptitudes à travailler en équipe

Compétences opérationnelles :

• Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales

• Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique

• Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l’institution